Entrevista de Desligamento: oportunidade de melhoria contínua no RH

Em tempos de alta competitividade e rotatividade no mercado de trabalho, entender o que leva um talento a sair da empresa é essencial para construir estratégias eficazes de retenção e melhoria contínua. É por isso que a Entrevista de Desligamento já se tornou um item fundamental para todos os departamentos de RH.

A entrevista de desligamento é uma prática que, quando bem implementada, pode proporcionar insights valiosos para as empresas. Ao compreender as razões que levam um colaborador a deixar a organização, é possível identificar problemas internos, ajustar estratégias e melhorar o ambiente de trabalho.

Neste guia, vamos explorar o conceito, a importância e os benefícios dessa prática, além de fornecer um passo a passo detalhado sobre como conduzir entrevistas de desligamento de forma eficaz e estratégica. Confira agora!

O que é a Entrevista de Desligamento?

A entrevista de desligamento é uma conversa estruturada realizada com colaboradores que estão prestes a deixar a empresa, seja por iniciativa própria ou por decisão da organização.

Em termos práticos, ela pode ser vista como uma oportunidade para a empresa aprender com os erros e acertos do passado. Ela pode revelar problemas como má gestão, falta de reconhecimento ou oportunidades de crescimento, que, se não forem resolvidos, podem continuar a impactar negativamente a satisfação e a retenção de talentos.

O principal objetivo dessa entrevista pode ser descrito em 3 principais pilares:

1. Coletar feedback sincero sobre a experiência do colaborador na empresa;
2. Entender os motivos de sua saída;
3. Identificar áreas de melhoria no ambiente de trabalho e na gestão.

Normalmente conduzida pelo departamento de Recursos Humanos, essa entrevista oferece uma oportunidade para o colaborador expressar suas opiniões e sentimentos de maneira aberta e honesta, sem receio de repercussões.

As informações coletadas durante essas entrevistas são essenciais para o desenvolvimento de estratégias de retenção de talentos e para a melhoria contínua dos processos internos.

Qual a importância da entrevista de desligamento?

A importância da entrevista de desligamento está na sua capacidade de fornecer informações cruciais para a melhoria da gestão e da cultura organizacional.

Elas desempenham um papel fundamental na gestão de pessoas porque fornecem insights que muitas vezes não são capturados através de outros métodos de feedback, como pesquisas de clima organizacional ou avaliações de desempenho.

Listamos abaixo os motivos que ressaltam ainda mais a importância de sempre realizar a entrevista:

Fornece um feedback honesto

Colaboradores que estão deixando a empresa tendem a ser mais francos e diretos sobre suas experiências, proporcionando uma visão mais realista dos problemas enfrentados no dia a dia.

Quando está saindo, ele pode se sentir mais à vontade para ser honesto sobre suas experiências, pois não teme mais repercussões diretas. Esse feedback nas empresas pode ser mais genuíno e revelador do que aquele coletado em avaliações regulares.

Ajuda na compreensão das causas de desligamento

Uma das maiores vantagens é a possibilidade de entender as verdadeiras causas por trás das saídas. Se muitos colaboradores estão saindo pelos mesmos motivos, isso pode indicar um problema estrutural que precisa ser abordado. Sem essas informações, a empresa pode continuar perdendo talentos sem saber exatamente o porquê.

Promove a melhoria contínua no RH

Através das entrevistas de desligamento, a empresa pode identificar áreas de melhoria e implementar mudanças para criar um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo. Isso pode incluir ajustes na liderança, na comunicação interna, ou até mesmo na cultura corporativa.

Indica caminhos para redução da rotatividade

Ao entender as razões pelas quais os colaboradores estão saindo, a empresa pode tomar medidas proativas para reter seus talentos, diminuindo assim o turnover e rotatividade. Isso não só ajuda a manter uma equipe mais estável e experiente, mas também reduz os custos associados ao recrutamento e treinamento de novos funcionários.

Quais os benefícios da entrevista de desligamento para a empresa e também para o colaborador?

A entrevista de desligamento traz benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador, cada um com suas particularidades e impactos.

Benefícios para a Empresa:

• Insights para melhoria: a empresa pode usar o feedback coletado para melhorar suas políticas internas, programas de treinamento e estratégias de gerenciamento. As entrevistas de desligamento proporcionam uma visão interna de como os funcionários percebem a organização, permitindo ajustes que podem aumentar a satisfação e a retenção;
• Identificação de tendências: A análise das entrevistas de desligamento ao longo do tempo pode ajudar a identificar padrões e tendências nos motivos de saída. Isso pode indicar problemas sistêmicos ou áreas que necessitam de atenção especial, ajudando a prevenir a perda de talentos no futuro.

Benefícios para o Colaborador:

• Expressão de sentimentos: a entrevista de desligamento oferece ao colaborador uma plataforma para expressar suas preocupações, frustrações e sugestões de melhoria. Esse ato de expressão pode ser um fechamento importante para o ciclo de sua experiência na empresa;
• Oportunidade de fechamento: para o colaborador, essa entrevista oferece uma oportunidade para expressar suas frustrações e dar feedbacks honestos sobre sua experiência na empresa. Isso pode ajudar a encerrar o ciclo de forma positiva, permitindo que o colaborador saia com uma sensação de fechamento;
• Contribuição para melhorias: o feedback dado pelo colaborador pode ser utilizado para melhorar a experiência de outros colegas de trabalho, o que pode ser gratificante para quem está saindo, sabendo que suas opiniões podem levar a mudanças positivas.

7 passos para conduzir uma entrevista de desligamento de forma construtiva

Para garantir que a entrevista de desligamento seja produtiva e gere insights úteis, é essencial seguir uma abordagem estruturada. Aqui estão os passos fundamentais:

1. Planeje com antecedência

A entrevista de desligamento não deve ser improvisada. É importante planejar com antecedência, definir os objetivos e preparar as perguntas certas. Isso garante que a conversa seja focada e produtiva.

2. Escolha o momento adequado

O timing da entrevista é crucial! É importante que seja realizada próximo ao final do período de trabalho do colaborador para garantir que suas percepções ainda estejam frescas, mas deve ser realizada antes do último dia de trabalho para que o colaborador ainda esteja engajado o suficiente para fornecer um feedback útil.

Esse olhar atento para o período também é importante porque nesse momento qualquer colaborador sente que está suficientemente distante para ser livre e honesto nas respostas.

3. Crie um ambiente seguro

O colaborador deve sentir que pode falar abertamente sem medo de repercussões, por isso escolha um local privado e confortável. Isso pode ser facilitado também com a condução da entrevista feita por um representante de RH neutro ou até mesmo por um consultor externo.

4. Use um roteiro de perguntas

Ter um conjunto de perguntas padronizadas ajuda a garantir que todas as áreas relevantes sejam cobertas. Perguntas sobre o motivo da saída, satisfação com o trabalho, relação com a gerência e sugestões de melhoria são essenciais.

5. Evite discussões

O objetivo da entrevista não é discutir ou debater, mas sim ouvir e compreender. Mantenha uma postura receptiva e evite interromper ou corrigir o colaborador. Adote uma abordagem objetiva para garantir que todas as áreas de interesse sejam abordadas.

6. Escute ativamente

A entrevista de desligamento é uma oportunidade para ouvir, não para argumentar. O entrevistador deve demonstrar empatia e interesse genuíno nas respostas do colaborador, o que pode ajudar a extrair informações mais valiosas.

7. Documente e analise os resultados

As respostas dadas devem ser documentadas de forma detalhada e analisadas posteriormente para identificar padrões e tendências que possam ser endereçados pela gestão. A análise contínua desses dados é fundamental para fazer uma gestão estratégica de pessoas.

Modelo de entrevista de desligamento: perguntas para fazer (e para não fazer)

Para conduzir uma entrevista de desligamento eficaz, é essencial saber o que perguntar e o que evitar. É por isso que separamos aqui algumas opções de perguntas que você deve priorizar na conversa e outras que representam muito bem o que não falar em um desligamento:

O que dizer em uma entrevista de desligamento?

Perguntas sobre Motivação:

• “Quais foram os principais motivos que levaram você a decidir sair da empresa?”

Essa pergunta ajuda a entender os fatores que influenciaram a decisão do colaborador.

Questões sobre Satisfação:

• “Como você avalia sua experiência geral na empresa?”
• “Como você descreveria sua experiência de trabalho aqui?”
• “Como foi seu relacionamento com seu supervisor direto e com a equipe de liderança?”

Perguntar sobre a satisfação do colaborador pode revelar áreas onde a empresa está indo bem e onde há espaço para melhorias.

Sugestões para Melhorias:

• “Que mudanças você acha que poderiam ter sido feitas para melhorar sua experiência?” 
• “Você acredita que a cultura da empresa está alinhada com os valores que são comunicados? O que pode ser melhorado?”

Essas perguntas convidam o colaborador a dar sugestões construtivas que podem ser implementadas para beneficiar os atuais e futuros colaboradores. Vale lembrar que essa pessoa deve manter contato com outros colaboradores das empresas que se tornaram até mesmo amigos pessoais, e eles sempre vão comentar sobre essas sugestões.

O que NÃO falar em um desligamento?

Evite perguntas confrontativas:

Algo como “Por que você acha que não conseguiu se adaptar?” é uma pergunta que pode colocar o colaborador na defensiva e limitar a honestidade durante toda a entrevista.

Não rebaixe o colaborador:

Comentários que minimizem a experiência do colaborador ou que rebatam suas opiniões não têm lugar na entrevista de desligamento. O objetivo é ouvir, não justificar.

Não prometa mudanças imediatas:

Evite prometer mudanças que podem não ser implementadas. Isso só cria expectativas e pode prejudicar a reputação da empresa.

Não traga comentários pessoais:

Evite fazer comentários pessoais ou críticas diretas ao colaborador. A entrevista deve ser focada em obter feedback construtivo.

Evite o excesso de defensividade:

Não adote uma postura defensiva ou tente justificar práticas da empresa. Isso pode inibir o colaborador de ser honesto.

Pós-entrevista de desligamento: como usar as respostas de forma estratégica?

Após a entrevista de desligamento, as informações coletadas precisam ser usadas de maneira estratégica para que tragam resultados concretos. Essa é uma ótima forma de demonstrar que a organização está comprometida em criar um ambiente de trabalho melhor para todos.

Na prática, essas entrevistas não devem ser vistas apenas como um encerramento formal da relação com o colaborador, mas como uma fonte valiosa de insights para otimizar processos, fortalecer a cultura organizacional e aumentar a satisfação dos funcionários que permanecem.

Aqui estão algumas práticas recomendadas que sua equipe pode fazer assim que tiver as informações coletadas em mãos:

1. Identificação de padrões e tendências

Coletar e analisar as respostas das entrevistas de desligamento permite identificar padrões e tendências recorrentes. Se vários colaboradores mencionam problemas semelhantes, como a falta de oportunidades de crescimento, ambientes de trabalho tóxicos ou insatisfação com a liderança, isso indica áreas que precisam de atenção urgente.

Ao reconhecer essas tendências, o RH pode focar seus esforços em estratégias de melhoria que tratam desses problemas de forma eficaz e abrangente. Por exemplo:

• Se muitos colaboradores citam a falta de feedback como um problema, a empresa pode introduzir programas de feedback contínuo ou sessões de mentoria para melhorar a comunicação entre líderes e equipes;
• Da mesma forma, se houver um padrão de insatisfação com a carga de trabalho, o RH pode considerar a revisão de processos ou a redistribuição de tarefas para evitar o desgaste dos colaboradores.

2. Fortalecimento dos programas de onboarding

As entrevistas de desligamento também podem fornecer feedback valioso sobre o processo de integração de novos colaboradores. Se ex-funcionários mencionarem que se sentiram mal preparados ou desorientados durante os primeiros meses de emprego, isso pode ser um indicativo de que o programa de onboarding precisa ser revisado.

Melhorar a forma como os novos colaboradores são recebidos e integrados pode aumentar significativamente a retenção inicial e ajudar os novos contratados a se sentirem mais conectados e produtivos desde o início.

Com base no feedback, o RH pode ajustar o conteúdo, a duração e a estrutura do checklist de onboarding, garantindo que ele forneça as informações e o suporte necessários para que os novos colaboradores se sintam valorizados e bem-vindos.

3. Melhoria das Práticas de Gestão e Liderança

As respostas das entrevistas de desligamento podem destacar problemas específicos com a gestão e a liderança dentro da empresa. Se a insatisfação com os gestores for uma razão comum para o desligamento, isso indica a necessidade de programas de desenvolvimento de liderança.

Treinamentos em habilidades de gestão de pessoas, comunicação eficaz e resolução de conflitos podem ser implementados para capacitar os líderes a gerenciar suas equipes de maneira mais eficaz.

O RH também pode considerar a introdução de avaliações de 360 e 180 graus, que permitam aos colaboradores fornecer feedback anônimo sobre seus gestores. Essas avaliações podem fornecer uma visão equilibrada do desempenho dos líderes e ajudar a identificar áreas onde precisam de desenvolvimento adicional.

4. Desenvolvimento de indicadores de performance

Utilizar as respostas das entrevistas de desligamento para desenvolver indicadores de performance (KPIs) específicos pode ajudar a empresa a medir a eficácia de suas ações de retenção e engajamento de colaboradores.

Esses KPIs de RH podem incluir métricas como a taxa de rotatividade, o tempo médio de permanência dos colaboradores, a satisfação dos colaboradores com a liderança e o clima organizacional.

Com indicadores bem definidos, o RH pode acompanhar o impacto das ações tomadas com base no feedback das entrevistas de desligamento e ajustar suas estratégias conforme necessário. Isso permite uma abordagem mais proativa e baseada em dados para a gestão de pessoas.

5. Aprimoramento contínuo

O processo de coleta de feedback e de implementação de melhorias deve ser contínuo. As entrevistas de desligamento são uma ferramenta valiosa para esse aprimoramento contínuo das práticas de gestão de pessoas.

Ao utilizar as respostas dessas entrevistas de forma estratégica, as empresas podem criar um ciclo de melhoria contínua, onde o feedback é regularmente analisado e utilizado para implementar mudanças positivas.

Manter um registro das respostas, revisitar as informações periodicamente e ajustar as estratégias conforme as mudanças no ambiente de trabalho e no mercado são práticas essenciais para garantir que a empresa permaneça alinhada com as expectativas e necessidades dos colaboradores.

Agora você já conhece a importância e como implementar a entrevista de desligamento na rotina do RH!

Chegando até aqui, percebeu como essa estratégia pode melhorar a reputação da empresa no mercado de trabalho e contribuir para a retenção de talentos? 

Além disso, essas entrevistas são cruciais para a construção de uma cultura de transparência e melhoria contínua. Elas demonstram que a empresa valoriza a opinião de seus colaboradores e está disposta a aprender com suas experiências, mesmo quando estas envolvem críticas. 

Sempre que é bem conduzida, ela oferece insights profundos sobre a experiência dos colaboradores e os motivos que os levam a sair da empresa. Por isso, nossa indicação é que você deve seguir a sua rotina de aprendizado consultando também o guia sobre “People Experience: o que é, importância para o clima da empresa”.