Gestão de admissões e demissões: melhores práticas e estratégias

Enquanto a admissão tem a ver com contratar novos colaboradores, a demissão tem a ver com demiti-los ou o pedido de demissão dos próprios funcionários. A seguir, a gente fala mais sobre eles no detalhe.

Admissão

A admissão é o ato de incorporar um novo colaborador à empresa. Envolve uma série de etapas, tais como:

• Recrutamento e seleção, o que envolve mecânicas de atração, entrevista e, por fim, a contratação.

• Documentação, feita a escolha do candidato, é necessário coletar e validar documentos, como CPF, RG, carteira de trabalho, comprovante de residência, etc., para formalizar a contratação.

• Registro e contrato de trabalho, a admissão também envolve o registro do novo colaborador na empresa, incluindo o registro na carteira de trabalho (CLT) e a assinatura do contrato de trabalho.

• Integração e treinamento, é uma boa prática ter programas de integração (onboarding) para facilitar a adaptação do novo colaborador, incluindo treinamentos e apresentações sobre a cultura organizacional.

• Benefícios e remuneração, o colaborador passa a ter acesso aos benefícios oferecidos pela empresa (vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, etc.), e sua remuneração é definida de acordo com o contrato.

Leia também: Temos um checklist para facilitar seu jeito de fazer onboarding

Demissão

A demissão é tem a ver com o desligamento de um colaborador da empresa e precisa dos seguintes cuidados:

• Documentação e direitos: o momento da demissão pede diversos documentos, como o termo de rescisão do contrato de trabalho, que detalha as verbas rescisórias, e o extrato do FGTS. 

• Pagamentos rescisórios: a empresa deve calcular e pagar as verbas rescisórias devidas, como saldo de salário, férias proporcionais, 13º salário, multa do FGTS, entre outros, dependendo do tipo de demissão.

• Entrevista de desligamento: algumas empresas realizam entrevistas de desligamento para entender os motivos da saída do colaborador, buscando feedback para melhorar a gestão de pessoas.

• Devolução de equipamentos e acessos: caso o colaborador tenha equipamentos da empresa (notebook, celular, uniformes) ou acessos (senhas de sistemas, crachá de identificação), é necessário que sejam devolvidos ou cancelados.

Como criar uma política de admissão eficaz?

Criar uma política de admissão eficaz é fundamental para garantir que a contratação de novos colaboradores seja bem estruturada, alinhada com os objetivos da empresa e em conformidade com a legislação trabalhista.

Conheça os passos essenciais:

1. Defina bem os objetivos de contratação

Antes de desenvolver a política de admissão, é importante que a empresa defina os objetivos desse processo. A política deve responder a perguntas como:

• Quais são os perfis de profissionais que a empresa precisa contratar?
• Como garantir que as contratações estejam alinhadas com as metas organizacionais?
• Qual a importância da diversidade e inclusão no processo de contratação?

Esses objetivos devem ser claros para orientar o desenvolvimento da política e garantir que as admissões atendam às necessidades da empresa.

2. Recrutamento e seleção

Como sua empresa atrai candidatos? Usará agências de recrutamento, plataformas online, redes sociais, programas de indicação ou Inbound Recruiting? É preciso entender quais as melhores fontes e investir nelas.

Sua política também precisa incluir os critérios que serão usados para avaliar os candidatos, como experiência, habilidades técnicas, adequação à cultura da empresa e competências comportamentais.

Considere também os tipos de entrevistas a serem realizadas, como entrevistas individuais, dinâmicas de grupo, provas de conhecimento ou testes práticos.

Não se esqueça de que a política deve promover a diversidade e inclusão, garantindo que todos os candidatos sejam avaliados de forma justa, sem discriminação.

3. Documentação e formalização

A admissão de um colaborador requer a coleta de diversos documentos e a formalização de um contrato. Vale a pena criar um documento que registre todos esses passos para facilitar próximas contratações, como documentação necessária, contas para salário e contrato de trabalho (CLT, contrato temporário, estágio, etc.).

4. Integração e onboarding

Após a admissão, é importante que a empresa tenha um processo de integração estruturado para ajudar o novo colaborador a se adaptar rapidamente à cultura organizacional. Algumas ações incluem:

• Recepção do novo colaborador, com um processo acolhedor e informativo, garantindo que o novo funcionário entenda sua função, as expectativas e o ambiente de trabalho.
• Treinamento e desenvolvimento para conhecer suas responsabilidades, ferramentas e sistemas utilizados na empresa.
• Acompanhamento inicial, com a definição de um período de acompanhamento para avaliar a adaptação do colaborador e oferecer suporte contínuo.

5. Benefícios e remuneração

A política de admissão deve abordar também os benefícios oferecidos ao colaborador, incluindo:

• Remuneração: definir a forma como a remuneração será estabelecida (salário fixo, comissões, bônus, etc.) e se será paga de acordo com as normas da empresa.
• Benefícios: detalhe os benefícios oferecidos (vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, etc.) e como o colaborador pode acessá-los.
• Regulamentação de férias e folgas: esclareça os direitos sobre férias, feriados e folgas, conforme a legislação trabalhista.

6. Treinamento de líderes e RH

A política de admissão deve garantir que todos os envolvidos no processo (gerentes, supervisores, equipe de RH) estejam bem preparados para conduzir as admissões. Isso inclui, por exemplo, treinamento contínuo sobre a legislação trabalhista, diversidade, inclusão e boas práticas de recrutamento e seleção.

Precisa também dar clareza sobre o papel de cada um no processo de admissão, para que todos saibam o que é esperado e como agir.

7. Compliance e conformidade Legal

Em sua política de admissão, garanta que todas as contratações estejam em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentos locais. 

O primeiro passo é cumprir todas as exigências legais, como a assinatura do contrato de trabalho, registro na carteira de trabalho e a contribuição para o INSS e FGTS.

8. Avaliação e melhoria contínua

Considere coletar feedback dos novos colaboradores sobre a experiência de admissão e integração, isso permite identificar áreas de melhoria no processo de admissão.

Como criar uma política de demissão eficaz?

Já na hora de estabelecer sua política de demissão, essas são nossas sugestões:

1. Defina tipos de demissão

É importante que a política de demissão da empresa contemple os diferentes tipos de desligamento, entre eles:

• Pedido de demissão: quando o colaborador decide por conta própria encerrar seu contrato de trabalho.
• Demissão sem justa causa: quando a empresa decide encerrar o contrato de trabalho sem um motivo específico grave.
• Demissão com justa causa: quando a empresa decide rescindir o contrato devido a condutas faltosas do colaborador, como insubordinação, embriaguez, entre outras.
• Rescisão por término de contrato temporário: quando o contrato de trabalho era por tempo determinado e chega ao fim.

2. Crie procedimentos claros

A política de demissão deve descrever todos os procedimentos que precisam ser seguidos, para garantir que o processo seja realizado de maneira organizada e conforme a legislação trabalhista. Inclua em sua lista:

• Aviso prévio: definir a necessidade e o prazo para o aviso prévio, tanto no caso de demissão por parte do empregador quanto quando o colaborador pede demissão.
• Documentação necessária: especificar os documentos que devem ser fornecidos ao colaborador no momento da demissão (exemplos: Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, extrato do FGTS, guia para saque do FGTS, etc.).
• Pagamento das verbas rescisórias: detalhe as verbas que devem ser pagas ao colaborador no momento da demissão, como saldo de salário, férias vencidas e proporcionais, 13º salário proporcional, multa de 40% sobre o FGTS (no caso de demissão sem justa causa), entre outros.

3. Tenha critérios para demissão

Para garantir que o processo seja justo e transparente, é essencial que a política de demissão defina claramente os critérios para a demissão, principalmente nos casos de demissão com justa causa. 

Assim, sua política deve exemplificar situações que caracterizam justa causa, como negligência no trabalho, embriaguez habitual, conduta imprópria no ambiente de trabalho, etc.

Caso a demissão seja por baixo desempenho, a política deve garantir que o colaborador tenha recebido feedback sobre suas falhas de forma clara e tenha sido dado tempo para melhorar. Isso ajuda a evitar contestações legais.

Em casos de dúvidas sobre a justificativa para a demissão (principalmente a com justa causa), o departamento jurídico da empresa deve ser consultado.

4. Entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento é uma prática recomendada para entender as razões pelas quais o colaborador está saindo e colher feedback valioso. Isso pode ajudar a melhorar o ambiente de trabalho e a retenção de talentos no futuro.

A política deve definir como será conduzida essa entrevista (quem será o responsável por realizá-la, as perguntas que serão feitas, etc.).

5. Garanta conformidade legal

A política de demissão deve garantir que todos os aspectos legais sejam cumpridos durante o processo de desligamento. Isso inclui o cumprimento da CLT e normas trabalhistas e o pagamento de verbas rescisórias dentro do prazo legal, a entrega de documentos necessários, entre outros.

Especifique em sua política que todos os documentos legais relacionados ao desligamento sejam entregues ao colaborador, de forma clara e transparente.

Caso a categoria do trabalhador tenha um sindicato, a política pode incluir que a empresa forneça assistência ao colaborador para garantir que seus direitos sejam preservados.

6. Procedimentos pós-demissão

Após o desligamento do colaborador, é importante que a política de demissão defina como serão tratados os procedimentos pós-demissão, como:

• Devolução de equipamentos, caso o colaborador tenha equipamentos ou materiais da empresa (como celular, laptop, uniformes, crachá, carro etc.), a política deve estipular como e quando esses itens devem ser devolvidos.
• Acesso a sistemas e segurança: garanta que o acesso do colaborador a sistemas internos, e-mails corporativos e qualquer outro recurso digital seja desativado imediatamente após o desligamento.

7. Benefícios após a demissão

Esclareça quais benefícios o colaborador pode continuar recebendo ou quais serão interrompidos após o desligamento, como vale-transporte e vale-alimentação, plano de saúde e seguro-desemprego.

8. Gestão da comunicação

A maneira como a demissão será comunicada ao time também deve ser considerada na política. A empresa deve garantir que o processo seja feito de maneira respeitosa e profissional, tanto para o time interno quanto clientes e fornecedores. Assim, você evita ruídos.

Tal qual a política de admissão, use a entrevista ou um formulário para ter acesso a feedbacks e melhorias no processo.

Cuidados importantes na gestão de admissões e demissões

De uma forma geral, três itens são muito importantes, seja na gestão de admissão ou na de demissão. O primeiro deles é a questão de compliance e conformidade legal. Aqui, nossa dica é que seu time de RH e DP tenha treinamentos constantes sobre atualizações legais e, na sequência, colocar em prática na política.

Na sequência, é a experiência do colaborador. Ouça-o de forma ativa e leve os feedbacks de melhoria para frente — eles fazem a diferença.

Por fim, a comunicação com stakeholders é essencial, sobretudo na demissão, para evitar ruídos e o famoso climão na empresa.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de admissões e demissões?

A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão de admissões e demissões, tornando os processos mais eficientes, ágeis e precisos.

Ferramentas de software de recrutamento e seleção ajudam a automatizar a triagem de currículos, a agendar entrevistas e a gerenciar a comunicação com os candidatos. Isso reduz o tempo necessário para identificar os melhores perfis e melhora a experiência do candidato, além de garantir que a empresa siga critérios objetivos durante a seleção. 

Sistemas de gestão de recursos humanos (HRM) também permitem o armazenamento digital de todos os documentos necessários para a contratação, garantindo maior segurança e conformidade com as leis trabalhistas.

No caso das demissões, a tecnologia facilita a automação dos cálculos de verbas rescisórias e o cumprimento dos prazos legais, como o pagamento de férias proporcionais, saldo de salário e a rescisão do contrato. 

Plataformas de gestão de talentos podem integrar todos os dados de admissões e demissões, permitindo à empresa monitorar indicadores de rotatividade e analisar causas de desligamento, o que contribui para a melhoria contínua da gestão de pessoas. 

Métricas para acompanhar na gestão de admissões e demissões

Como saber se sua gestão de admissão e demissão está boa? Essas são as métricas mais relevantes!

1. Taxa de retenção de funcionários

A taxa de retenção mede a porcentagem de colaboradores que permanecem na empresa ao longo do tempo. Uma alta taxa de retenção indica uma boa adaptação dos colaboradores à cultura organizacional e satisfação com o ambiente de trabalho. 

Já uma baixa taxa pode sinalizar problemas com a gestão de talentos ou com o processo de integração.

Para calcular, essa é a fórmula:

Número de funcionários que seguem na empresa / Número de funcionários que saíram no ano X 100

2. Taxa de rotatividade (Turnover)

O turnover mede o número de colaboradores que deixam a empresa, seja por pedido de demissão ou desligamento. Essa métrica é importante para identificar se o processo de admissões e demissões está gerando alta rotatividade, o que pode indicar insatisfação ou falhas na gestão de pessoas.

Calcule-a da seguinte maneira:

Número de funcionários que saíram em um dado período / total de funcionários do mesmo período X 100

3. Custo por admissão

Essa métrica calcula o custo total associado ao processo de contratação de novos colaboradores, incluindo despesas com recrutamento, entrevistas, treinamentos iniciais e integração. 

Acompanhar esse custo ajuda a empresa a otimizar o processo de admissão e identificar maneiras de tornar a contratação mais eficiente. Veja como calcular:

Custo total do recrutamento / Número de admissões

 4. Taxa de absenteísmo

Embora não esteja diretamente relacionada ao processo de admissão ou demissão, o absenteísmo sinaliza problemas no ambiente de trabalho, que afetam tanto a retenção e o turnover. Você pode medi-la fazendo o seguinte cálculo:

Dias perdidos em ausências em um dado período / Número total de dias trabalhados no mesmo período

Além dessas 4, crie um NPS básico para entender se o processo de admissão e demissão são eficientes. Você faz isso perguntando, de 0 a 10, qual é sua satisfação com nossa admissão/demissão. Dê também espaço para que a pessoa coloque um feedback por extenso.

Leia também: Os melhores caminhos para reduzir o turnover de sua empresa

Dúvidas frequentes sobre gestão de admissões e demissões

Confira as principais:

Quais são os documentos necessários para a admissão?

Para a admissão de um novo colaborador, os documentos típicos incluem:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
• Documento de identidade (RG).
• CPF.
• Comprovante de residência.
• Título de eleitor.
• Certificado de escolaridade.
• Cartão de banco (para depósito de salários).
• Comprovante de registro no INSS (se aplicável)

Quais são os direitos trabalhistas no momento da demissão sem justa causa?

No caso de demissão sem justa causa, o colaborador tem direito a:

• Saldo de salário proporcional aos dias trabalhados no mês.
• Férias vencidas e proporcionais com 1/3 adicional.
• 13º salário proporcional.
• Multa de 40% sobre o saldo do FGTS.
• Aviso prévio (se não trabalhado, deve ser pago).
• Saque do FGTS.
• Seguro-desemprego (se preencher os requisitos).

O que é o aviso prévio e como ele funciona?

O aviso prévio é um período de antecedência para que o colaborador ou o empregador informem sobre a rescisão do contrato de trabalho. Ele pode ser trabalhado (com o colaborador cumprindo sua jornada normalmente) ou indenizado (quando a empresa paga ao colaborador o valor equivalente ao período de aviso). 

Como funciona a demissão por justa causa?

A demissão por justa causa ocorre quando o colaborador comete faltas graves previstas na CLT, como insubordinação, embriaguez, atos de improbidade, abandono de emprego, entre outras. 

Nesse caso, o colaborador perde alguns direitos trabalhistas, como a multa de 40% do FGTS, a indenização do aviso prévio e o saque do FGTS, exceto em situações de rescisão por justa causa do empregador.

Conclusão

Deu para notar que a gestão de admissões e demissões tem vários processos envolvidos, tudo para garantir compliance e conformidade com a lei, além da boa experiência dos envolvidos. 

Então, tenha playbooks (guias) com cada um desses passos e vá atualizando conforme novas regras surgirem. O que não pode é seguir um manual que nunca é atualizado — dessa forma, sua organização pode correr riscos legais.
Aproveite para baixar grátis nosso manual de admissão. Assim, fica mais simples atualizar seu jeito de contratar!