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Ajuda de custo tem limite? Ela incide sobre INSS e FGTS? Neste artigo da Caju, você confere um guia definitivo sobre o tema!
A ajuda de custo é um valor pago por empresas a seus colaboradores para ajudar a cobrir as despesas associadas a uma determinada situação ou necessidade. Como quando o funcionário precisa viajar em nome da empresa, ou levar clientes ou potenciais clientes para um almoço de negócios, por exemplo. Essa ajuda pode ser paga de forma frequente ou ocasionalmente, dependendo da situação apresentada.
Mas, afinal, quem tem direito à ajuda de custo? Como fazemos para calcular o valor certo? Qual é a melhor forma de pagar a ajuda de custo? O que a lei diz sobre isso? Esse tema traz muitas interrogações e é natural não ter resposta para todas elas na ponta da língua.
Ao longo deste artigo, vamos explorar em detalhes o conceito de ajuda de custo, analisaremos as diferentes situações em que ela pode ser aplicada, bem como os aspectos legais e práticos relacionados ao tema.
Ao final, também vamos te dar uma dica para facilitar o pagamento de ajuda de custo e trazer mais tranquilidade ao time todo. Então, continue a leitura!
A ajuda de custo é o valor pago pela empresa para seus funcionários no sentido de cobrir as despesas que envolvem situações nas quais o colaborador precisa gastar por conta do trabalho. Por exemplo, em um deslocamento para uma reunião, uma viagem de negócios, um encontro de time, ao levar stakeholders para um almoço etc.
Ou seja, sempre que uma pessoa precisar realizar alguma demanda da empresa fora do ambiente de trabalho, e que gere custos, ela terá direito a um reembolso de despesas, o que é feito por meio da ajuda de custo.
Dessa forma, a razão de existir da ajuda de custo é compensar despesas adicionais ou não planejadas que o colaborador possa ter devido às obrigações com o trabalho. Isso significa que o funcionário está gastando por conta da empresa e não por vontade própria.
O valor da ajuda de custo pode ser pago antecipadamente, por reembolso ou usando um cartão corporativo.
Entretanto, a ajuda de custo também pode ser um benefício extra que as organizações oferecem para manter seu time engajado, como ajuda de custo educacional, para saúde mental, entre outros.
Para a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), a ajuda de custo é um pagamento de parcela única e tem natureza indenizatória.
Na prática, significa que o objetivo é ressarcir os funcionários de despesas para o desempenho de suas funções. Nesse sentido, a ajuda de custo não tem natureza salarial.
Vale especificar que a ajuda de custo tem valor máximo de 50% da remuneração, ok?
Na CLT, temos o Artigo 470 da Lei Nº 5.542, que expressa que “as despesas resultantes da transferência correrão por conta do empregador”.
Ou seja, todo valor que um colaborador precisar desembolsar para exercer seu trabalho, seja viajando, seja saindo para reuniões externas e situações do tipo, deve ser ressarcido pela empresa.
Também é importante tomar conhecimento do Artigo 457, que afirma:
“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
A CLT aponta para dois tipos específicos de ajuda de custo, que são:
Aqui, a empresa paga antes uma quantia para custear alguma demanda corporativa a ser desempenhada pelo funcionário. Essa forma é mais prática porque elimina a necessidade de fazer o reembolso e o colaborador não precisa arcar com a despesa antes.
Se sua empresa já oferece um cartão multibenefícios para os colaboradores, é possível depositar o valor da ajuda de custo antecipadamente no mesmo cartão, o que facilita a vida do RH, financeiro ou DP — e do funcionário que recebe a quantia.
Nesse caso, a organização oferece um valor além do valor fixo já definido, não importando a forma como o funcionário decidir utilizá-la.
Supondo que um colaborador precise fazer uma viagem a trabalho, isso vai exigir ajuda de custo para alimentação, hospedagem, deslocamentos e afins, certo?
A empresa pode decidir oferecer uma ajuda extra ao colaborador (pensando na quantia equivalente para custear todos esses gastos), mas não define de que forma o funcionário pode gastar, por exemplo, se ele deve usar uma quantia para alimentação, outra para o transporte etc.
Lembrando que o reembolso das despesas também é uma forma de ajuda de custo. Nesse caso, o colaborador faz os gastos necessários e depois precisa fazer a comprovação por meio de nota fiscal. Depois desse processo, com tudo nos conformes, ele é reembolsado pela empresa.
De alimentação à ajuda para viagens, há muitos tipos mais comuns. Vamos ver quais são:
Algumas companhias fornecem subsídios ou reembolsos para cobrir os custos de transporte dos funcionários, como passes de ônibus, tíquetes de metrô, combustível ou estacionamento.
Em determinadas situações, as empresas podem fornecer auxílio financeiro para ajudar a cobrir os custos de moradia, especialmente naqueles casos de transferência ou realocação de funcionários para outras áreas ou cidades.
É comum que organizações ofereçam benefícios relacionados à alimentação, como tíquetes ou vale-refeição, para ajudar os funcionários a custear suas refeições durante o horário de trabalho.
Muitas empresas têm programas de auxílio educacional para os funcionários poderem pagar por cursos, treinamentos ou programas de graduação relacionados ao trabalho. Essa assistência pode incluir reembolso de mensalidades, subsídios ou empréstimos educacionais facilitados.
Fornecer benefícios de assistência médica também é bastante comum nas empresas. Isso pode incluir os tradicionais planos de saúde (subsidiados total ou parcialmente pela empresa) ou assistência para cobrir custos de consultas médicas, medicamentos ou procedimentos.
Leia também: Guia da saúde do colaborador: como cuidar e qual é a sua importância?
Também podem ser oferecidos benefícios para ajudar os funcionários com filhos a custear os cuidados infantis, como auxílio-creche, cobertura do plano de saúde para dependentes, descontos em programas de educação infantil, entre outros.
Quando é requisitado aos colaboradores fazer viagens a trabalho, as empresas podem fornecer auxílio para cobrir as despesas relacionadas, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte durante a estadia.
Como vimos mais acima, a legislação diz que se o colaborador está em uma atividade feita por causa da empresa, ele deve receber a ajuda de custo — isso é o tipo de acordo inegociável. Mas muitas organizações vão além do que a lei prevê e oferecem ajuda de custo frequente ou mediante algum tipo de bom desempenho.
Nesse caso, o céu é o limite, mas é fundamental estabelecer de forma clara os critérios na política da empresa, além de comunicar corretamente as regras a todos os interessados.
Por exemplo, pode existir um programa para cuidar da saúde mental dos colaboradores com ajuda de custo para terapia, de forma mensal. Ou uma ajuda de custo para viagem no caso dos colaboradores que baterem metas desafiadoras. Essas ações incentivam os funcionários e ajudam a diminuir as taxas de turnover na empresa.
Aqui vale a pena fazer um benchmarking com outras empresas e entender, até mesmo em uma pesquisa interna, o que pode ser mais interessante ao time de colaboradores.
Vale a pena estabelecer alguns critérios para o pagamento de ajuda de custo. O primeiro deles é a temporalidade: o pagamento vai ser mensal ou ocasional? Isso pode variar de acordo com o tipo de gasto.
Considerando os casos previstos em lei, é preciso pagar com frequência, mensal ou quinzenal, de acordo com as necessidades e gastos feitos.
Já nas situações em que a ajuda de custo é um extra da empresa, defina se será frequente (e qual a frequência) ou temporário, conforme mérito do colaborador ou evento específico. Tudo isso precisa estar previsto na política da empresa e comunicado aos colaboradores.
Quanto às formas de pagamento, você pode optar por uma das seguintes formas:
Uma vez que a ajuda de custo refere-se a um auxílio financeiro fornecido a uma pessoa para cobrir despesas adicionais relacionadas a uma viagem, realocação ou trabalho temporário, siga os seguintes passos:
Agora, se estamos diante de uma ajuda de custo extra, o valor é calculado seguindo boas práticas de mercado e as possibilidades financeiras da empresa.
Isso vai depender da equipe e do processo estabelecido na empresa. Em geral, é preciso acionar o centro de custo e, na sequência, o time financeiro. Fazer isso por meio de sistemas é a melhor maneira, porque fica tudo devidamente registrado.
Chegou até aqui e ainda tem dúvidas em relação ao tema? Os próximos tópicos devem deixar tudo mais explicado. Vamos lá.
Não. Isso porque a ajuda de custo, conforme categorizado pela CLT, tem a mesma natureza tributária que o vale-alimentação, auxílio-viagem, abonos e bonificações.
A Reforma Trabalhista de 2017 reafirma que “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, entre outros, não integram a remuneração do empregado”.
Não. A ajuda de custo não tem nenhuma incidência em relação a INSS e FGTS.
Não, visto que ela não tem caráter de remuneração.
Nos casos da ajuda de custo prevista na CLT, o não pagamento pode fazer com que a empresa sofra ações trabalhistas se o colaborador recorrer na justiça.
A ajuda de custo é um direito dos colaboradores previsto na lei, sempre que eles estiverem se deslocando pela empresa. Mas também pode ser uma forma de manter o time mais engajado e motivado, evitando turnover. Por isso, repense sua política a respeito e conte com fornecedores que facilitem o lado da empresa e dos funcionários.
Quer saber mais sobre o assunto? Aproveite para ler também nosso artigo Reembolso de despesas em trabalho home office: entenda como funciona.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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