Aposentadoria por incapacidade: guia completo para empresas

A aposentadoria por incapacidade é um daqueles temas que todo RH, DP e Financeiro precisa dominar, mesmo que pareça distante do dia a dia. 

Afinal, quando um colaborador enfrenta um problema de saúde que o impede de continuar trabalhando, é o time de gestão de pessoas que entra em cena para orientar, acolher e garantir que tudo aconteça dentro da lei.

Mais do que um processo burocrático, esta aposentadoria envolve cuidado, empatia e responsabilidade. E entender como ela funciona é essencial para evitar erros, passivos e mal-entendidos.

Neste guia, vamos explicar de forma simples o que é a aposentadoria para o trabalhador incapacitado, quem tem direito, como funciona o processo pelo INSS e quais são os impactos práticos e financeiros para a empresa. 

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O que é aposentadoria por incapacidade?

A aposentadoria por incapacidade, antes era chamada de aposentadoria por invalidez, é o benefício concedido pelo INSS a trabalhadores que, por motivo de saúde, não conseguem mais exercer suas atividades profissionais. 

Ela está prevista no artigo 42 e seguintes da Lei nº 8.213/1991.

Em termos simples, é o direito de se aposentar quando a pessoa está incapacitada para o trabalho de forma permanente. Ou seja, ela não tem perspectiva de recuperação e não pode retornar à função. 

Aproveitando, não a confunda com incapacidade temporária, que é o caso do antigo “auxílio-doença”. Este benefício é concedido quando o trabalhador precisa se afastar por um período, mas ainda pode voltar. Neste caso, não é aposentadoria, ok?

Uma boa forma de ver na prática a diferença entre a concessão desses benefícios é por meio do Boletim Estatístico Mensal de Benefícios por Incapacidade (BEMBI), da Secretaria de Regime Geral de Previdência Social.

De acordo com o último boletim, foram concedidos no Brasil mais de 335 mil benefícios por incapacidade (previdenciários e acidentários) no mês de março de 2025.

Nestes, 19.072 foram aposentadorias desta natureza, mas 309.389 foram auxílios por incapacidade temporária.

Para o RH e o DP, entender essa diferença é essencial para orientar corretamente o colaborador e manter a empresa em conformidade com as exigências do INSS, evitando erros que podem gerar transtornos ou passivos trabalhistas.

Quem tem direito à aposentadoria por incapacidade permanente?

Este tipo de aposentadoria é destinada a trabalhadores segurados pelo INSS que comprovem, por meio de avaliação médica pericial, que estão impossibilitados de exercer qualquer atividade profissional.

Os principais critérios envolvem:

• Não estar recebendo outro benefício incompatível;
• Ser considerado incapaz total e permanente para o trabalho;
• Ter carência mínima de 12 contribuições mensais ao INSS (salvo em casos de acidente ou doenças graves), conforme artigo 25 da Lei nº 8.213/1991.

Situações comuns no ambiente corporativo incluem doenças ocupacionais, acidentes de trabalho, transtornos mentais graves, problemas osteomusculares e outras condições que inviabilizam o exercício da função.

Nesse ponto, o papel do RH é acolher o colaborador, garantir que os laudos e comunicações sejam feitos corretamente e orientar sobre os direitos à aposentadoria para o trabalhador incapacitado.

Processo de solicitação e análise do INSS

O processo no INSS de aposentadoria por incapacidade envolve tanto o trabalhador quanto a empresa. 

O colaborador deve comprovar sua condição de saúde com documentos médicos e, em seguida, agendar uma perícia médica no INSS, etapa fundamental para a aprovação do benefício.

Cabe ao RH e ao DP ajudar na organização desses documentos, como atestados, laudos e histórico de afastamentos. É importante também manter registros internos atualizados para facilitar o acompanhamento do processo.

Além disso, o RH pode orientar o colaborador sobre as diferenças entre o benefício temporário (auxílio-doença) e o permanente (a antiga aposentadoria por invalidez), ajudando o colaborador a compreender cada um e como solicitá-lo. 

Isso cria um vínculo de confiança e demonstra o cuidado da empresa com o bem-estar do time.

Passo a passo do pedido

O fluxo do processo no INSS de aposentadoria por incapacidade permanente é o seguinte:

1. Reunião dos documentos médicos: relatórios, exames e atestados que comprovem a incapacidade;
2. Agendamento da perícia: realizado pelo site ou aplicativo “Meu INSS”;
3. Entrega dos documentos: o trabalhador deve apresentar tudo na data marcada;
4. Análise da perícia: o perito avalia se há incapacidade e o tipo (temporária ou permanente);
5. Resultado e concessão do benefício: o INSS comunica o trabalhador e orienta sobre os próximos passos.

Impactos para a empresa e para o financeiro

A aposentadoria para o trabalhador incapacitado gera impactos diretos na empresa, especialmente nas áreas de gestão de pessoas, finanças e operações

Para RH, DP e Financeiro, compreender esses efeitos é essencial para manter a conformidade legal e evitar surpresas na folha de pagamento.

Quando um colaborador entra em processo de afastamento por incapacidade, é necessário revisar benefícios, registrar o ocorrido e planejar os reflexos no orçamento. 

No caso de incapacidade temporária (auxílio-doença), o contrato de trabalho é suspenso e o INSS assume o pagamento do benefício após os primeiros 15 dias. 

Já na incapacidade permanente, o contrato também é suspenso (não encerrado), e o vínculo empregatício permanece ativo, o que exige atenção especial da empresa. É o que consta no artigo 475 da CLT.

Embora não haja desligamento formal, é preciso observar:

• A suspensão de recolhimentos como FGTS e INSS;
• A eventual manutenção de benefícios, conforme política interna ou convenção coletiva;
• A possibilidade de reintegração do colaborador, caso haja recuperação da capacidade laboral.

Além disso, os efeitos indiretos, como substituições temporárias, redistribuição de tarefas e contratações emergenciais, podem gerar custos adicionais. 

Planejar essas ações com antecedência ajuda a evitar sobrecarga da equipe e prejuízos financeiros. Vamos ver com mais detalhes!

Considerações sobre folha de pagamento e benefícios

A aposentadoria influencia diretamente a folha de pagamento e a gestão de benefícios. 

Embora o contrato de trabalho seja suspenso, o vínculo empregatício permanece ativo, o que exige atenção especial dos setores de RH, Departamento Pessoal e Financeiro.

Os principais reflexos na folha são:

• Registro correto no sistema: o afastamento deve ser registrado como suspensão contratual, com a devida comunicação ao eSocial;
• Suspensão de salário e encargos: a empresa deixa de pagar salário e de recolher encargos como FGTS e INSS, já que não há prestação de serviço;
• Verbas rescisórias: não há pagamento de verbas rescisórias, 13º proporcional ou férias, exceto se houver desligamento formal por iniciativa da empresa ou do trabalhador.

Quanto à gestão de benefícios, fique atento(a) a:

• Transparência e controle: é essencial manter os registros atualizados e garantir que os dados estejam alinhados com o INSS, evitando inconsistências previdenciárias;
• Plano de saúde e vales: a manutenção desses benefícios depende da política interna da empresa, acordos coletivos ou decisões judiciais. Em muitos casos, o plano de saúde é mantido por solidariedade ou por força contratual.

O uso de plataformas integradas, como a Caju, facilita esse processo: centraliza informações dos colaboradores, automatiza cálculos e reforça a conformidade legal. 

Planejar esses impactos com antecedência evita erros, passivos trabalhistas e garante uma gestão mais humana e eficiente.

Obrigações legais e previdenciárias

A aposentadoria do trabalhador incapacitado exige que a empresa cumpra uma série de obrigações legais e previdenciárias previstas na legislação brasileira. Entre as principais que constam na CLT e em outras leis, estão:

• Registro no eSocial: o afastamento deve ser corretamente registrado como suspensão contratual, com indicação da aposentadoria;
• Comunicação ao INSS: a empresa deve fornecer documentos como laudos médicos, atestados e, se aplicável, a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), colaborando com o processo de concessão do benefício;
• Respeito à estabilidade: em casos de aposentadoria decorrente de acidente de trabalho ou doença ocupacional, o colaborador pode ter direito à estabilidade provisória, conforme previsto na legislação e em convenções coletivas;
• Manutenção de benefícios: a empresa deve avaliar, com base em sua política interna ou acordos coletivos, se benefícios como plano de saúde serão mantidos durante a suspensão. Em alguns casos, decisões judiciais exigem essa continuidade;
• Acompanhamento da situação previdenciária: o colaborador pode ser convocado pelo INSS para reavaliação. Se houver recuperação da capacidade laboral, o contrato de trabalho volta a vigorar, exigindo reintegração ou negociação de desligamento.

Ignorar essas obrigações pode gerar multas, inconsistências previdenciárias e passivos trabalhistas. 

Por isso, manter uma gestão integrada, com controle digital de documentos e relatórios — é essencial. 

Soluções como a Caju ajudam a centralizar dados, reduzir erros manuais e fortalecer a conformidade legal. Afinal, cuidar da burocracia com eficiência é também uma forma de cuidar das pessoas.

Leia também: Conheça os direitos trabalhistas ligados ao afastamento por doença que todo RH deve saber

Planejamento de substituições e ajustes no time

Quando um colaborador se afasta ou se aposenta por incapacidade, é fundamental pensar na continuidade operacional da equipe. Algumas estratégias ajudam a minimizar impactos:

• Redistribuição de tarefas: analisar funções críticas e transferir responsabilidades temporariamente para outros membros da equipe;
• Treinamento e cross-training: capacitar outros colaboradores para assumir tarefas específicas, garantindo fluidez no trabalho;
• Contratações temporárias: considerar profissionais de banco de talentos ou freelancers para funções essenciais;
• Planejamento financeiro: prever custos adicionais com horas extras, substituições ou novas contratações;
• Monitoramento contínuo: acompanhar a adaptação da equipe, ajustando processos e evitando sobrecarga.

Com organização e tecnologia, o RH consegue acompanhar afastamentos e substituições sem perder controle, garantindo que o time continue produtivo e motivado, mesmo diante de situações de aposentadoria.

Boas práticas para RH e DP

Gerir a aposentadoria do trabalhador com eficiência e empatia é essencial para equilibrar cuidado humano e conformidade legal. 

O RH e o DP podem adotar algumas práticas simples (e poderosas) para garantir um processo tranquilo tanto para a empresa quanto para o colaborador:

• Previna litígios trabalhistas: registrar corretamente o motivo do afastamento e o tipo de incapacidade (temporária ou permanente) protege a empresa de possíveis contestações judiciais. Um histórico claro e organizado demonstra conformidade e cuidado, minimizando riscos legais;
• Promova acolhimento e reintegração: além da burocracia, o RH pode criar ações de suporte, como acompanhamento psicológico, campanhas de saúde e programas de reintegração ou reabilitação profissional. Isso fortalece o vínculo com o colaborador e reforça a cultura da empresa;
• Digitalize e automatize processos: plataformas como a Caju ajudam a integrar dados de colaboradores e benefícios, reduzindo falhas manuais e otimizando o acompanhamento de afastamentos e aposentadorias. Isso dá mais tempo para o RH se concentrar em acolher o colaborador e planejar o time de forma estratégica;
• Mantenha registros organizados: guardar atestados, laudos médicos, comunicações internas e pareceres do INSS de forma estruturada evita confusões futuras e facilita auditorias. Ter documentos digitalizados e centralizados permite ao RH consultar informações rapidamente e comprovar a regularidade dos processos sempre que necessário;
• Comunique-se com clareza: não basta apenas informar que o colaborador poderá se aposentar por incapacidade. É essencial explicar cada etapa do processo, desde a coleta de documentos até a perícia do INSS. Use uma linguagem acessível, sem jargões, e mostre empatia, garantindo que a pessoa se sinta acolhida e segura durante todo o trâmite.

Essas práticas ajudam o RH a fortalecer a cultura de cuidado, reduzir erros e transformar burocracia em eficiência com um toque humano.

Como o RH e o DP podem transformar cuidado em eficiência

A aposentadoria por incapacidade é um tema que exige atenção, empatia e conhecimento técnico, especialmente para quem trabalha com pessoas e processos, como o RH, o DP e o Financeiro. 

Saber identificar casos, orientar colaboradores e manter a conformidade com o INSS evita passivos trabalhistas e protege a empresa de riscos desnecessários.

Mais do que uma questão previdenciária, esse é um assunto sobre cuidado e responsabilidade social. 

Com o suporte da Caju, empresas podem automatizar tarefas, centralizar informações e garantir uma gestão humanizada, leve e eficiente. Porque quando a burocracia flui, sobra mais tempo para o que realmente importa: cuidar das pessoas.

Conheça a plataforma de gestão de pessoas da Caju e transforme seus processos manuais em gestão eficiente!

FAQ – Perguntas Frequentes

O que é aposentadoria por incapacidade?

É um benefício do INSS concedido ao trabalhador que não pode mais exercer sua atividade profissional, estando incapacitada para o trabalho de forma permanente, sem perspectiva de recuperação. 

Quais são os requisitos para um trabalhador se aposentar por incapacidade?

É preciso estar inscrito no INSS, ter ao menos 12 contribuições (salvo exceções) e comprovar incapacidade total para o trabalho por meio de perícia médica.

Qual a diferença entre aposentadoria por invalidez e aposentadoria por incapacidade?

A aposentadoria por invalidez é o nome antigo do benefício, que hoje se chama aposentadoria por incapacidade permanente. Na prática, ambas indicam que o trabalhador está incapacitado de forma total e definitiva para o exercício de qualquer atividade profissional.

Como o RH deve proceder quando um colaborador solicita aposentadoria por incapacidade?

O RH deve orientar o colaborador sobre o processo junto ao INSS, reunir laudos e atestados, registrar o afastamento corretamente no eSocial e acompanhar o andamento do pedido.

Qual o impacto financeiro da aposentadoria por incapacidade para a empresa?

A aposentadoria pode gerar custos com substituições e ajustes de folha. Há suspensão de recolhimentos como FGTS e INSS e eventual manutenção de benefícios, conforme política interna ou convenção coletiva.

O INSS oferece algum suporte ou benefícios adicionais nesse caso?

Sim. O INSS cobre o benefício de aposentadoria e, em alguns casos, oferece reabilitação profissional para quem tem condições de exercer outra função. Se o segurado for reabilitado com sucesso, o benefício pode ser cessado e o contrato retomado.