Ficha de registro de empregado: o que é e como preencher?

A ficha de registro de empregado é um documento obrigatório por lei e que é utilizado pelas empresas para armazenar informações sobre os colaboradores e sobre o contrato de trabalho.

Além de ser uma prática obrigatória, as anotações na ficha de registro também podem ser muito úteis para a empresa na hora de tomar melhores decisões estratégicas e de gestão dentro do time. Se for preenchido de forma errada ou fora do prazo correto, a ficha de registro do funcionário pode gerar uma grande dor de cabeça, tanto para o empregador quanto para o empregado.

Então, acompanhe esse artigo até o final para entender todas as regras e prazos exigidos e não ficar perdido na hora de contratar um novo funcionário ou fazer qualquer outra alteração na sua equipe. Vamos lá?

O que é a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro de empregado é um documento utilizado pelas empresas para registrar informações sobre o funcionário (como nome completo, CPF e número da carteira de trabalho) e sobre o contrato de trabalho (como cargo ocupado, data de admissão e salário).

Essa é uma forma de fazer o cadastro interno do novo colaborador na empresa e cumprir as obrigações legais do processo de admissão, além de permitir o acompanhamento da relação empregatícia ao longo do tempo.

Esse é um documento obrigatório e, geralmente, feito de forma manual no Livro de Registro de Empregado. Mas, desde 2020, pode ser substituído pelo cadastro eletrônico no eSocial, que é um portal criado pelo Governo Federal para centralizar informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Para que serve a ficha de registro de empregado?

A principal função da ficha de registro de empregado é oficializar o vínculo empregatício entre empregado e empregador e fazer o cadastro do trabalhador em sistemas como o INSS e o eSocial.

Para a empresa, essa é uma forma de se manter de acordo com as leis trabalhistas. Já para o empregado, a ficha de registro serve como um comprovante da relação de trabalho e garante o acesso a benefícios trabalhistas, como o FGTS e o afastamento pelo INSS, caso necessário.

O registro dos colaboradores também é fundamental para otimizar a gestão de pessoas da empresa. Isso porque essa é uma maneira de concentrar os dados dos profissionais em um único local, o que facilita na hora de organizar, gerenciar ou atualizar as informações sobre os funcionários.

Com as informações presentes na ficha de registro, o empregador pode saber, por exemplo, quem está em qual cargo, quanto cada um ganha e qual é a carga horária de trabalho. Isso facilita na hora de tomar decisões, distribuir tarefas e garantir que todos estejam sendo tratados de maneira justa.

O que diz a legislação sobre a ficha de empregado?

A ficha de registro de empregado está prevista pelo artigo 41 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). De acordo com a legislação, ele é obrigatório e deve conter dados pessoais e histórico do trabalhador dentro da empresa.

“Art. 41. Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.”

A legislação também prevê penalidades para o empregador que não preencher corretamente o registro dentro do prazo previsto, conforme indica o artigo 47 da CLT:

“Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.”

Por isso, é fundamental que todas as informações e possíveis alterações sobre o trabalhador ou seu contrato de trabalho sejam mantidas atualizadas, tanto na ficha de registro, quanto na carteira de trabalho do colaborador.

O que deve constar na ficha de registro de empregado?

As informações da ficha de registro de empregado podem variar de acordo com a empresa e a função ocupada pelo colaborador. Mas, no geral, esses são os dados obrigatórios:

• Nome completo;
• Data de nascimento;
• Filiação;
• Nacionalidade;
• Naturalidade;
• Telefone de contato;
• Endereço residencial;
• RG, CPF e título de eleitor;
• Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Número de identificação do PIS ou do PASEP; 
• Data de admissão;
• Tipo de contrato;
• Cargo e função;
• Local de trabalho;
• Remuneração.

Vale destacar aqui que é função do empregador registrar essas informações na ficha e na carteira de trabalho do funcionário. No entanto, o empregado também tem a obrigação de fornecer a documentação necessária para que o RH possa seguir as normas previstas na lei.

Leia também: Documentos para admissão: confira o que é imprescindível

Quais os prazos para as anotações no registro de funcionários?

Preencher a ficha de registro de empregado não é uma tarefa difícil, mas é preciso estar atento aos prazos definidos pela legislação trabalhista para as anotações em cada tipo de situação. Então, confira as datas limite para cada informação: 

Até o dia anterior ao início das atividades na empresa

• Número do CPF;
• Data de nascimento;
• Data de admissão;
• Tipo de contrato de trabalho;
• Remuneração;
• Número de matrícula do empregado na empresa;
• Natureza da atividade (urbana ou rural)
• Código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

Caso o colaborador seja admitido com um contrato de trabalho temporário, também é importante registrar a data de término do vínculo empregatício entre empregado e empregador.

Até 15 dias depois da admissão

• Nome completo;
• Nome social (quando solicitado pelo colaborador);
• Sexo;
• Nacionalidade;
• Nível de escolaridade;
• Endereço residencial;
• Nome e dados pessoais dos dependentes;
• Descrição do cargo e função;
• Descrição do salário variável, como comissões (quando houver);
• Local de trabalho;
• Jornada de trabalho;
• Informações sobre empregados com deficiência ou reabilitados (se for o caso);
• Identificação de alvará judicial para contratação de menores de idade (se for o caso);
• Tipo de admissão, conforme classificação adotada pelo eSocial.

Até 10 dias depois da ocorrência

• Dados de desligamento que garantam direito ao saque do FGTS.

Até 15 dias depois da ocorrência

• Alterações cadastrais e contratuais;
• Informações de férias trabalhistas;
• Afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho por menos de quinze dias;
• Transferência de empregados para empresas do mesmo grupo;
• Dados de desligamento que não incluem direito ao saque do FGTS;
• Informações relacionadas ao Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.

Além disso, quaisquer treinamentos, capacitações ou exercícios simulados que, obrigatoriamente, devam constar no registro do empregado também têm o prazo de quinze dias para serem incluídos na ficha.

No 16º dia depois da ocorrência

• Afastamento por acidente ou doença (relacionados ou não ao trabalho) por mais de 15 dias.

De imediato

• Acidente de trabalho ou doença ocupacional que leve à morte;
• Afastamento por acidente ou doença (relacionados ou não ao trabalho), de qualquer duração, pelo mesmo motivo que tenha gerado auxílio-doença nos últimos 60 dias.

Aqui, vale lembrar que esses prazos são válidos para anotações na ficha de registro de empregado. Quando se trata da Carteira de Trabalho e Previdência Social, o prazo para registro das informações iniciais é de cinco dias úteis.

Quando atualizar a ficha de registro de empregado?

Além dos casos com prazos específicos para anotação no registro de funcionários, também existem outras situações em que é necessário atualizar a ficha do empregado. Anote aí quais são as principais:

• Promoções ou mudanças de cargo/função;
• Alterações no valor da remuneração;
• Mudança de nome depois do casamento;
• Atualização de endereço residencial;
• Concessão de férias;
• Acidentes de trabalho.

Qual a importância de manter a ficha de registro de empregado atualizada ?

Manter a ficha de registro de empregado sempre atualizada é obrigação do empregador. Esse é um dos principais fatores que torna essa anotação tão importante, já que o não cumprimento pode gerar multas e diversos outros problemas para a empresa no futuro.

Mas, ainda mais do que isso, esse documento pode resguardar tanto a organização quanto o funcionário no caso de ações trabalhistas, por exemplo. Isso porque ele é a prova de que existia um vínculo empregatício e quais eram as principais regras do contrato.

Por último, além de manter a empresa longe de problemas com a legislação, um sistema de registro de empregados eficiente e bem organizado garante mais agilidade e eficácia na hora de distribuir funções, reestruturar equipes e lidar com tudo aquilo que demande que os líderes conheçam bem os seus colaboradores.

E, se ainda tem alguma dúvida sobre os primeiros passos na hora de fazer a contratação de novos funcionários, aproveite para conferir o nosso Guia de Admissão com checklists e boas práticas para o RH.