O que é fechamento de mês e como fazer o relatório financeiro mensal?

O fechamento de mês é uma análise detalhada das finanças da empresa, registrando e organizando todas as transações. Ele serve para direcionar a tomada de decisão da diretoria e ajudar no planejamento financeiro do negócio.

Apesar de não ser uma tarefa simples, esse é um processo que permite visualizar o faturamento, os lucros e os prejuízos da empresa, além de ser obrigatório para se manter em dia com o Fisco e evitar problemas no futuro.

Se você está buscando dicas de como fazer o fechamento de mês de forma mais eficiente, chegou ao lugar certo! Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o assunto e um passo a passo para seguir. Confira!

O que é fechamento de mês?

O fechamento de mês (ou fechamento financeiro mensal) é o processo de reunir, registrar e analisar todas as movimentações financeiras da empresa do último mês: o faturamento, o lucro, os investimentos e todas as despesas relacionadas à operação, por exemplo.

Na prática, funciona como uma análise clara e direta do desempenho financeiro da organização, que vai permitir aos gestores entender a atual situação do negócio e fazer o planejamento do orçamento empresarial para os próximos meses.

Além de ser importante para a tomada de decisão em relação à saúde financeira da empresa, o fechamento de mês é uma prática obrigatória para cumprir obrigações legais, como a prestação de contas e o pagamento de impostos.

Por que é importante fazer um relatório de fechamento de mês?

O relatório de fechamento de mês funciona como um retrato da situação financeira do negócio. Com base nessas informações, é possível entender o impacto do que já foi feito e recalibrar as projeções para os próximos meses, caso seja necessário.

Se houver um crescimento de despesas acima do esperado, por exemplo, o relatório permite que os gestores direcionem ações de redução de custos antes que isso se torne um problema maior.

Da mesma forma, se os dados mostrarem que as metas da organização para o período não estão sendo alcançadas, é possível alterar a estratégia ou ajustar os objetivos para torná-los mais alinhados à situação real da empresa.

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Quais informações devem entrar no fechamento?

O fechamento mensal precisa considerar todo o capital da empresa. Isso inclui tanto os ativos (aquilo que gera receita) quanto os passivos (que são as despesas). Geralmente, essas informações podem ser divididas em quatro categorias:

Movimentações financeiras

Aqui, consideramos todas as movimentações que interferem no controle do fluxo de caixa. Ou seja, as principais entradas e saídas de dinheiro ao longo do último mês. Veja exemplos:

• Extratos bancários e de aplicações;
• Faturas de cartões de crédito corporativos;
• Comprovantes de pagamento de fornecedores;
• Valores recebidos de clientes;
• Comprovantes de despesas fixas e variáveis.

Movimentações trabalhistas

As movimentações trabalhistas são todas as despesas relacionadas aos colaboradores, incluindo aqueles que atuam como pessoa jurídica ou que são terceirizados. Alguns dos documentos necessários são:

• Guias de recolhimento de FGTS e INSS;
• Recibos de pagamento de salários, rescisões, férias e licenças médicas;
• Vale-transporte, auxílio home office, vale-alimentação e outros benefícios corporativos;
• Recibos do pagamento de colaboradores autônomos;
• Comprovantes de contribuição sindical.

Movimentações fiscais

As movimentações fiscais são o registro de todos os impostos pagos, as obrigações fiscais e os recibos que comprovem as transações financeiras realizadas. Nesse caso, o departamento financeiro pode precisar de:

• Notas fiscais de entradas e saídas de produtos ou prestação de serviços;
• Arquivos eletrônicos, como o XML das notas fiscais;
• Comprovantes de pagamento de impostos estaduais e federais, como o GNRE e o DARF.

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Movimentações de estoque

Por último, é importante listar tudo que pertence ao patrimônio da empresa: itens em estoque, maquinários, veículos, imóveis, ações e títulos financeiros, por exemplo.

Um erro comum é achar que apenas empresas que trabalham com a venda de produtos (e, portanto, possuem mercadorias armazenadas) devem fazer esse controle de inventário. Mas, na verdade, itens como computadores usados pelos funcionários e materiais de escritório também entram nessa conta.

Nesse caso, a vantagem é que é possível usar esse inventário para mapear o que está disponível e o que precisa ser reposto, evitando o desperdício com a compra de materiais desnecessários.

Como fazer o fechamento do mês de uma empresa?

O fechamento de mês é um documento bem detalhado e que envolve uma série de etapas. Para te ajudar a ter certeza de que nada será esquecido, separamos quatro dicas práticas de como fazer esse relatório. Anote aí:

Defina os responsáveis

O primeiro passo para garantir que dê tudo certo no fechamento de mês, é definir quem serão os responsáveis por cada etapa do processo e garantir que cada pessoa entenda claramente suas responsabilidades.

Normalmente, o setor financeiro fica responsável por coletar e entregar os documentos para a contabilidade, que elabora e monta o fechamento mensal. Mas, muitas vezes, essas tarefas se misturam. Por isso, é importante definir exatamente quem é responsável pelo quê.

Além disso, é uma boa ideia manter sempre as mesmas pessoas envolvidas. Isso porque o fechamento financeiro não é uma tarefa simples e, quanto mais os colaboradores estiverem familiarizados com o processo, menor é a chance de erros.

Estabeleça um calendário com prazos

O fechamento do mês deve ser realizado sempre até o 4º dia útil do mês seguinte ao período analisado. Para garantir que isso aconteça no prazo, é necessário fazer um calendário com datas específicas para cada etapa.

Como essa é uma tarefa que envolve diferentes setores, isso também ajuda a manter a organização e garantir que todos os colaboradores cumpram a sua parte no tempo previsto, sem prejudicar o trabalho dos outros envolvidos.

Mas vale lembrar que muitos dos documentos necessários para o relatório só ficam prontos depois que o mês acaba. Isso significa que existe pouco tempo para realizar a tarefa, por isso, é comum que o fechamento de mês gere banco de horas ou horas extras para os funcionários. 

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Reúna as informações necessárias

Nada pode escapar do fechamento de mês: desde o pagamento de férias dos colaboradores à compra de resmas de papel para o escritório, cada detalhe precisa estar registrado nas entradas e saídas do relatório financeiro.

Como vimos, isso inclui não apenas as transações financeiras, mas também assuntos relacionados ao pagamento de salários, acertos trabalhistas, impostos e até mesmo os itens guardados no estoque. 

Para se organizar, é uma boa ideia criar uma checklist com todos os documentos necessários. Isso vai ajudar a garantir que nada fique de fora e evitar o retrabalho caso seja necessário incluir novas informações depois.

Crie relatórios visuais

O relatório de fechamento de mês é um registro para a empresa, mas também é um documento importante para diretores, acionistas e sócios. Portanto, é importante que ele também seja compreensível para pessoas que não são da área de contabilidade.

Nesse caso, a dica é manter os arquivos técnicos, mas também gerar relatórios visuais que sejam mais claros e objetivos, concentrando apenas os indicadores-chave. Ou seja, aqueles que são mais importantes para entender como está a saúde financeira do negócio.

Quem faz o fechamento do mês?

O fechamento de mês envolve, principalmente, o setor financeiro e de contabilidade. Geralmente, os analistas financeiros são responsáveis por reunir os documentos necessários, como faturas e recibos, enquanto o contador assume a missão de montar o relatório final.

Em alguns casos, outras áreas também podem ter participação nesse processo. O departamento de RH, por exemplo, pode ajudar a identificar o pagamento de férias ou acertos de rescisão do contrato de trabalho, que precisam estar identificados no relatório.

3 dicas para fazer o fechamento do mês na sua empresa

Fazer o fechamento do mês na sua empresa pode parecer um desafio, mas é possível tornar esse processo mais organizado e eficiente com dicas simples. Confira algumas ideias:

Tenha atenção à data das transações

Se o fechamento de mês é uma imagem da saúde financeira da empresa, ele precisa refletir números reais e concretos, certo? Então, tenha cuidado ao incluir valores que estão previstos, mas que ainda não estão em caixa.

Na hora de fechar o relatório, considere apenas as transações que aconteceram até o último dia do período analisado. Assim, os gestores podem fazer o planejamento financeiro contando apenas com o que já foi recebido, garantindo que haja recursos suficientes para cumprir com os compromissos financeiros da empresa.

Atualize o relatório ao longo do mês

Embora alguns comprovantes só possam ser emitidos no final do mês, existem muitas informações que podem ser registradas diariamente, como as transações financeiras e a movimentação do fluxo de caixa.

Manter esses registros atualizados não apenas contribui para evitar a perda de comprovantes, mas também facilita o trabalho na hora de reunir as informações para o relatório, diminuindo a sobrecarga de trabalho e a necessidade de fazer horas extras. 

Invista em tecnologias que facilitem o processo

Por fim, vale a pena considerar o uso da tecnologia para auxiliar na parte mais burocrática do fechamento de mês, como a gestão de comprovantes e a atualização de dados em planilhas e registros financeiros, por exemplo.

Além de reduzir a chance de erros, automatizar parte das tarefas também garante que os colaboradores envolvidos terão mais tempo para se dedicar ao que realmente importa, que é a análise dos resultados e o planejamento das próximas ações.

Aliás, não é só no setor financeiro que a tecnologia pode ser útil. O RH também tem muito a ganhar com o uso de ferramentas que otimizam a gestão do tempo. Se você quer saber mais sobre o assunto, aproveite para conferir nosso conteúdo com as 13 melhores opções de softwares para RH.