Prestação de contas de viagem corporativa: como transformá-la em uma gestão simples e prática

Vira e mexe, seus colaboradores precisam fazer alguma viagem pela empresa. Isso pode ser uma prática comum, sobretudo com vendedores e consultores que atendem mais de uma cidade, ou viagens pouco frequentes com alguém da equipe.

De qualquer forma, a prestação de contas de viagem corporativa é um desafio comum para toda empresa. Sobretudo quando essa companhia não tem um processo amadurecido e as políticas são pouco claras ou mesmo inexistentes.

Para sanar essa questão, continue lendo nosso artigo. Passamos por todos os pontos para que a prestação de contas de viagem na empresa não seja uma dor!

O que é a prestação de contas de viagem corporativa?

A prestação de contas de viagem corporativa é o processo pelo qual um colaborador de uma empresa reporta e justifica todas as despesas relacionadas a uma viagem de trabalho. Isso é feito para garantir que os gastos estejam conforme as políticas da empresa e os recursos sejam usados de maneira adequada.

Em geral, essa prestação de contas envolve:

• Reunir todos os comprovantes de despesas, como notas fiscais, recibos e extratos bancários.
• Preencher um relatório detalhado de despesas, que pode ser um formulário padrão da empresa ou um software específico para gestão de despesas.
• Categorizar corretamente cada despesa (por exemplo, transporte, hospedagem, alimentação) e, muitas vezes, devem estar alinhadas com as diretrizes da empresa.
• Fornecer justificativas adicionais para determinadas despesas, explicando o motivo e a necessidade dos gastos.
• Passar toda a papelada pela aprovação ou revisão de um superior, ou pelo departamento financeiro para verificar a conformidade com as políticas da empresa.
• Reembolsar o colaborador pelas despesas que foram corretamente autorizadas nas justificativas e via comprovantes.

Leia mais: Como simplificar a gestão de despesas de uma viagem pela empresa

Quais são os desafios da prestação de contas de viagem pela empresa?

A prestação de contas de viagem corporativa pode enfrentar diversos desafios que impactam a eficiência e a integridade do processo. Confira os principais:

1. Falta de políticas claras

Sem diretrizes claras, os funcionários podem interpretar as regras de maneiras diferentes, levando a inconsistências nas despesas relatadas e na forma como são justificadas.

Também, a ausência de políticas específicas pode tornar o processo de aprovação mais subjetivo e menos padronizado, o que pode resultar em atrasos e decisões arbitrárias.

Por isso, é essencial estabelecer e comunicar políticas detalhadas sobre categorias de despesas permitidas, limites de gasto, e processos de aprovação e reembolso.

2. Reembolso

Processos lentos podem causar insatisfação e desmotivação entre os funcionários, especialmente se eles precisarem esperar muito tempo para serem reembolsados.

Isso se deve ao fato de que o processo de reembolso pode ser complicado, envolvendo vários níveis de aprovação e verificação, o que pode atrasar ainda mais o pagamento.

Algumas soluções são interessantes aqui: automatizar o processo de reembolso e definir prazos claros para o pagamento. Outra pode ser evitar o reembolso, fazendo adiantamentos via cartão de benefícios.

Além disso, você pode criar uma política de reembolso bem prática!

3. Atraso de comprovante

A ausência ou atraso na apresentação de comprovantes pode levar a dificuldades na validação e no processamento das despesas. Se os comprovantes não forem entregues a tempo, pode haver problemas no controle financeiro e na reconciliação das despesas.

Vale implementar um sistema que facilite o envio e o armazenamento digital de comprovantes, e incentivar os funcionários a registrar e enviar seus comprovantes em tempo hábil.

4. Falta de processos

A falta de processos bem definidos acaba resultando em tratamento desigual das despesas, com alguns funcionários tendo mais facilidade do que outros para obter reembolsos.

Sem processos claros e documentados, fica mais difícil auditar e verificar a conformidade com as políticas e regulamentos. Por isso, trabalhe para desenvolver e documentar processos padronizados para a prestação de contas, incluindo fluxos de trabalho claros e responsabilidades definidas.

5. Fraudes

Funcionários podem tentar inserir despesas fictícias ou inflacionadas para obter reembolsos indevidos. Ainda, há o risco de falsificação ou manipulação de comprovantes de despesas, o que pode levar a perda de recursos e prejuízos financeiros.

Quando você implementa sistemas de controle interno e auditoria para detectar e prevenir fraudes, como a verificação cruzada de despesas e a análise de padrões de gasto, esse desafio diminui consideravelmente.

Reembolso ou adiantamento: o que facilita a gestão de despesas?

Uma vez que o reembolso tem toda uma camada de burocracia extra, como apresentação de documentos, data para a entrega desses documentos e conferência, o adiantamento acaba sendo a melhor opção.

Sobretudo, ao ter políticas claras e uma definição de teto de gastos para as viagens. Dessa maneira, a empresa disponibiliza um adiantamento ao colaborador que nem precisa mais fazer a comprovação.

Leia também: Como calcular o reembolso por quilometragem

Passo a passo para uma boa prestação de contas de viagem corporativa

Para garantir uma prestação de contas de viagem corporativa eficiente e sem problemas, nós sugerimos 5 passos:

Passo 1: Definição e comunicação da política de gastos

Crie uma política clara e detalhada sobre despesas de viagem. Inclua categorias permitidas (transporte, hospedagem, alimentação, etc.), limites de gastos, e requisitos de documentação.

Depois, obtenha aprovação da alta administração ou do departamento financeiro para assegurar que a política esteja alinhada com os objetivos e regulamentações da empresa.

Na sequência, informe a todos os funcionários sobre a política através de treinamentos, e-mails, e publicações em intranet. Assegure que todos entendam as regras e procedimentos. 

Vale ainda oferecer treinamentos periódicos sobre a política para novos funcionários e atualizações para os existentes.

Passo 2: Escolha da modalidade de adiantamento ou reembolso

Determine se adiantamentos ou reembolsos são mais adequados para diferentes tipos de despesas ou perfis de funcionários. Isso envolve definir se as viagens devem ser financiadas antecipadamente (adiantamentos) ou se os funcionários devem arcar com as despesas inicialmente e, depois, serem reembolsados.

Lembrando que adiantamentos podem ser úteis para grandes despesas antecipadas, como passagens aéreas e reservas de hotel. Já o reembolso é comum para despesas menores e imprevistas durante a viagem.

Passo 3: Prazo para a comprovação de gastos

Estabeleça um prazo claro e razoável para a apresentação dos comprovantes de despesas após o retorno da viagem e informe aos funcionários sobre o prazo para envio dos comprovantes e as consequências do não cumprimento.

No geral, um prazo de 7 a 15 dias após o retorno da viagem é considerado adequado. Encoraje o envio rápido dos comprovantes para evitar problemas e atrasos no reembolso.

Passo 4: Escolha de um sistema de despesas de viagem

Pesquise e avalie sistemas de gestão de despesas e prestação de contas, como softwares específicos ou plataformas de automação.

O ideal é optar por um que seja fácil de usar e que se integre com os sistemas financeiros da empresa. Considere funcionalidades como upload de recibos digitais, rastreamento de despesas, e relatórios automatizados.

Passo 5: Reembolso ou adiantamento em si

Após a apresentação e aprovação das despesas, processe os reembolsos de forma eficiente. Verifique a precisão dos relatórios de despesas e a conformidade com a política da empresa.

Já para adiantamentos, assegure que o valor fornecido esteja alinhado com as estimativas de despesas e que o saldo final seja reconciliado com os gastos reais.

Também é ideal monitorar o processo de reembolso e adiantamento para identificar e resolver possíveis problemas ou atrasos.

Quais são as melhores tecnologias para a prestação de contas de viagem corporativa?

Existem inúmeras opções de sistemas e tecnologias que facilitam sua prestação de contas de viagem corporativa. Sua escolha pode se basear em:

• Interface simples que seja intuitiva e prática para todos usarem.
• Integração com outros sistemas da empresa, como gestão de benefícios e prestação de contas do financeiro e contábil.
• Automatização de processos para reduzir a necessidade de entrada manual de dados e acelerar o processo de reembolso.
• Acesso mobile para que os funcionários capturem e enviem comprovantes diretamente de seus dispositivos móveis. Isso evitar que os comprovantes físicos se percam.
• Permite armazenamento seguro e acessível para documentos e recibos digitais.
• Solução com bom suporte e time de customer success sempre à disposição da sua empresa.

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