Redução de custos: 5 estratégias para diminuir os gastos na empresa

Em um mercado cada vez mais competitivo para todos os setores, a redução de custos é essencial para manter a saúde financeira da empresa e permitir que ela possa crescer e aumentar os lucros.

Você pode ter o melhor produto do mercado, mas se o seu controle de gastos não for eficiente, será impossível manter um crescimento saudável do negócio — principalmente em momentos de crise ou de mudanças rápidas.

A redução de custos não é uma tarefa fácil, mas também não precisa ser uma missão impossível. Neste artigo, vamos explicar alguns conceitos importantes e listar 5 maneiras de diminuir os custos da sua organização sem impactar a qualidade da entrega final. Acompanhe!

O que são custos?

Os custos são todos os gastos necessários para produzir um bem ou prestar um serviço. Aqui, podemos incluir todos os valores que a empresa investe durante esse processo, desde a compra de matéria-prima, até o pagamento de salários, embalagem e entrega, por exemplo. 

Ou seja, custo é o investimento que a empresa precisa fazer para gerar o ativo que traz lucro para o negócio. Essa, inclusive, é a sua principal diferença em relação às despesas comuns.

Os custos também podem ser divididos em duas categorias: 

• Custos fixos: não variam de um mês para o outro, são contratos de valor fixo ou de longo prazo, como o contrato com fornecedores ou o salário dos colaboradores.
• Custos variáveis: variam de acordo com a queda ou aumento da demanda pelo produto ou serviço, como a compra de matéria-prima e os gastos com envio, por exemplo.

Qual a diferença entre custos e despesas?

Embora sejam usados no dia a dia para descrever a mesma coisa, a verdade é que existe diferença entre custo e despesa. A principal delas é a sua relação direta ou indireta com o produto ou serviço principal da empresa.

Como vimos, os custos são gastos necessários para fabricar ou adquirir os produtos que serão vendidos aos clientes. Ou seja, eles estão diretamente relacionados ao ativo que gera receita para o negócio.

Já as despesas não estão diretamente relacionadas à produção de bens ou serviços, mas são gastos necessários para manter as operações da empresa, como o aluguel do espaço, as contas de luz e água, comissões de venda, materiais de escritório, etc.

Leia também: O que são despesas fixas e variáveis?

Por que é importante fazer a redução de custos?

As ações para redução de custos nas empresas são importantes para diminuir despesas desnecessárias, permitindo que a operação seja lucrativa sem colocar em risco a saúde financeira do negócio.

Isso porque custos muito altos, próximos da margem de lucro, podem limitar a capacidade de investimento no crescimento da empresa. A médio e longo prazo, isso significa que o negócio pode ficar estagnado, o que diminuiria ainda mais sua fonte de lucro e poderia levá-lo à falência.

Além disso, vale lembrar também que a redução de custos pode resultar em preços mais competitivos para os consumidores, tornando os produtos e serviços mais atraentes e aumentando a vantagem da empresa no mercado.

Quando reduzir custos?

Reduzir os custos desnecessários é essencial para manter uma gestão financeira saudável, sempre de forma estratégica e bem planejada, considerando o impacto nas operações da empresa, na qualidade dos produtos e na satisfação dos funcionários.

No entanto, existem situações específicas em que esse deve ser um ponto de ainda mais atenção. Veja alguns momentos em que a redução de custos pode salvar o caixa da sua empresa:

Momentos de crise financeira

Mudanças na demanda ou no mercado podem impactar diretamente a lucratividade da empresa. Se não existir uma reserva de emergência para enfrentar esses momentos, é muito provável que o negócio passe por uma crise mais complicada.

Nesses casos, não tem jeito: é preciso fazer uma redução de custos em todas as áreas do negócio para preservar a saúde financeira da empresa e evitar riscos de falência.

Leia também: O que é ponto de equilíbrio contábil? Saiba como calcular e por que

Distribuição de orçamento

Em todas as empresas, é comum que os principais setores recebam um orçamento semestral ou anual para financiar ações de relacionamento, ferramentas ou projetos específicos.

Quando a distribuição de investimento entre essas áreas não está equilibrada, pode ser necessário reduzir custos em setores que estão gastando mais do que o planejado ou que não tenham um impacto direto na estratégia principal do negócio.

Se uma empresa quer expandir sua área de atuação, por exemplo, é provável que o budget de RH seja mais alto, já que será necessário contratar novos colaboradores. Entretanto, se, com a virada de ciclo as contratações já foram realizadas e o foco passa a ser a divulgação de um novo produto, faz sentido reduzir os custos do RH para investir em ações de marketing.

Por isso, é fundamental que a cada ciclo de planejamento financeiro, o orçamento de todas as áreas seja revisto e atualizado de acordo com as necessidades e objetivos do negócio.

Baixo retorno sobre o investimento

Por fim, outra situação que pode pedir uma redução de custos é quando a prestação de contas de um projeto indica que ele não traz o retorno sobre o investimento (ROI) esperado. 

Nesse caso, podemos considerar que isso pode ter acontecido tanto por uma má gestão dos recursos, quanto por uma mudança no mercado. Independentemente da razão, o fato é que não faz sentido continuar investindo em projetos com baixo retorno.

Nessas situações, é sensato reduzir os gastos relacionados a essa estratégia e redirecioná-los para iniciativas que tragam mais lucro para a empresa. Dessa forma, é possível manter a saúde financeira do negócio e gerar mais recursos para serem reinvestidos em novos projetos.

Como reduzir os custos de uma empresa? 

Nem sempre a redução de custos de uma empresa precisa vir de grandes ações. Na verdade, é possível gerar uma economia significativa com pequenos ajustes no dia a dia da gestão.

A seguir, listamos 5 dicas que podem ajudar sua empresa a reduzir custos de maneira eficiente, sem comprometer a qualidade da entrega. Veja: 

Materiais reutilizáveis

Embora os gastos com itens como copos e talheres descartáveis possa parecer mínimo, a soma da quantia gasta com todos os materiais desse tipo a cada mês pode representar um valor significativo no longo prazo.

Pensando nisso, uma estratégia simples e eficiente para redução de custos é substituir esses itens por modelos reutilizáveis. As canecas personalizadas, por exemplo, são uma boa opção para isso.

Além de diminuir o desperdício com itens que são jogados fora, essa é uma forma de fortalecer as políticas de ESG, reforçando o papel da empresa como socialmente consciente, sustentável e corretamente gerenciada.

Redução do turnover

A alta rotatividade de funcionários é uma realidade cara para as empresas se considerarmos os custos com processos demissionais, recrutamento, treinamento e integração de novos funcionários. 

Quando colocamos esses gastos na ponta do lápis, é fácil visualizar que as iniciativas para reduzir o turnover também podem ajudar — e muito — na redução de custos. Investir em programas de retenção de talentos, bons benefícios corporativos e em uma cultura organizacional forte, por exemplo, são ações essenciais para manter um clima positivo.

Na prática, quanto mais satisfeitos os funcionários estiverem, mais tempo tendem a permanecer na empresa, reduzindo a necessidade de constantemente substituir pessoal e os custos relacionados a esse processo.

Leia também: Como avaliar o clima organizacional?

Taxas administrativas

A cada serviço contratado, existem taxas administrativas que vão se acumulando na planilha de gastos da empresa. Ao revisar esses números, é possível identificar custos que podem ser renegociados ou eliminados.

Isso inclui taxas de serviços bancários, taxas de consultoria, seguros, juros de contratos com fornecedores e até mesmo serviços que não são mais necessários ou que nunca foram realmente utilizados, como assinaturas de softwares que já se tornaram desatualizados.

Assim como os materiais reutilizáveis, esse é um gasto que, sozinho, não representa um grande impacto. No entanto, quando pensamos nessa revisão de encargos incluindo todos os contratos da empresa, é possível encontrar uma grande oportunidade de redução de custos desnecessários para a organização.

Tecnologia e automação

O investimento em tecnologia e automação pode até parecer um gasto à primeira vista. Entretanto, esse é um dos recursos que mais pode ajudar a reduzir os custos da empresa a longo prazo. 

Isso inclui desde o armazenamento de documentos na nuvem para evitar o uso desnecessário de papel até os softwares de gestão que ajudam a coletar e analisar grandes volumes de dados — identificando, inclusive, tendências de gastos e outras áreas onde os custos podem ser reduzidos.

Além disso, a automação de tarefas e processos repetitivos também diminui o tempo gasto pelos colaboradores nessas tarefas, permitindo que eles foquem em projetos estratégicos que possam trazer um maior retorno financeiro.

Leia também: RH Digital: o que é e como colocar em prática?

Cartão multibenefícios

Por fim, se você oferece benefícios corporativos na sua empresa, como vale-alimentação, vale-refeição e auxílio mobilidade, por exemplo, uma boa dica para reduzir os gastos é apostar em um cartão multibenefícios.

A gestão de benefícios se torna mais prática e rápida para o RH, já que todas as despesas se concentram em uma única plataforma. Dessa forma, sobra mais tempo para o time se concentrar em ações mais estratégicas para o negócio.

Quer saber como funciona esse tipo de cartão e entender em detalhes como ele pode ajudar na redução de custos da sua empresa? Então, confira este conteúdo sobre O que é um cartão multibenefícios e como funciona.