Controle de férias: como se planejar e manter a empresa em dia

O controle de férias tem a ver com planejar as férias dos colaboradores seguindo leis trabalhistas e garantindo que a empresa não pare uma operação porque o colaborador está em seu período de descanso remunerado.

Não importa o tamanho da sua empresa, você sabe que manter o controle de férias dos colaboradores em dia é essencial. Evitar que funcionários fiquem com férias vencidas é um bom começo para evitar possíveis multas.

Além disso, é um cuidado essencial garantir que pessoas estratégicas em uma área da empresa não saiam de férias ao mesmo tempo, deixando o setor sem poder de decisão ou à margem do que está acontecendo em todo o negócio.

É por isso que planejar bem as férias de todo o seu time faz muita diferença para manter a organização caminhando sempre em frente, evita ruídos e perda de produtividade. A seguir, nós falamos mais sobre controle de férias e trazemos dicas estratégicas. Aproveite o conteúdo!

O que é o controle de férias?

O controle de férias nada mais é do que o processo pelo qual uma organização ou empresa monitora e administra as férias de seus funcionários. Dessa maneira, os períodos de descanso remunerado que os funcionários têm direito a tirar periodicamente podem seguir de acordo com as leis trabalhistas e as políticas da empresa. 

O controle de férias é importante para garantir que os funcionários possam desfrutar de seu tempo de folga adequadamente, enquanto a empresa continua a funcionar de maneira eficaz. 

Até porque, não é nada bom ter que chamar o colaborador no seu período de descanso para tirar uma dúvida sobre a operação. Da mesma forma, é complicado a empresa parar com projetos porque ninguém mais tem a capacidade de tocá-los.

Essa função acaba ficando sob o comando do RH e do Departamento Pessoal, mas pede atenção de cada gestor da organização.

Como fazer um controle de férias?

O controle de férias é uma parte importante da gestão de recursos humanos em uma empresa. Veja nossas sugestões para fazer um controle adequado.

Saiba o que a CLT diz sobre férias

É essencial conhecer as leis trabalhistas e o que elas dizem sobre as férias dos funcionários, como a duração mínima e máxima das férias, os períodos de aquisição de direitos e quaisquer regulamentos específicos do setor em que sua empresa opera.

A gente traz um tópico sobre isso abaixo, mas também fazemos o alerta: não deixe de se atualizar sempre sobre a CLT para que seus processos não fiquem defasados, ok?

Defina uma política de férias

Vale a pena criar uma política de férias clara e acessível, que estabeleça os procedimentos para solicitar férias, adiantamento de férias, os períodos em que as férias são permitidas ou não, a antecedência necessária para solicitações e qualquer outro detalhe relevante. 

Se sua empresa der férias coletivas no fim do ano, isso também precisa estar bem nítido na política. 

Por fim, garanta que todos os funcionários tenham acesso a essa política, então comunique a todos e mantenha o material disponível e fácil de consultar a qualquer momento — via intranet, e-mail ou qualquer ferramenta de comunicação interna utilizada. Relembre os colaboradores desses pontos sempre que preciso.

Registre as férias acumuladas

Mantenha um registro de quantos dias de férias cada funcionário acumulou. Isso pode ser feito em planilhas, softwares de recursos humanos (RH) ou sistemas especializados.

Esse registro deve estar acessível aos colaboradores, seus gestores e times de RH e DP, ou seja, todos os envolvidos.

Facilite as solicitações de férias

Configure um sistema para que os colaboradores possam solicitar férias de acordo com a política da empresa. Isso pode ser feito por meio de formulários físicos ou eletrônicos. 

Lembre-se de que as solicitações devem trazer datas específicas e a quantidade de dias solicitados.

Tenha um processo de aprovação de solicitações

Estabeleça um processo de aprovação que envolva a gerência ou o departamento de RH para garantir que as solicitações de férias sejam revisadas e aprovadas de acordo com as necessidades da empresa.

Esse cuidado evita, por exemplo, que equipes fiquem desamparadas e falte comunicação entre os envolvidos.

Comunique as decisões

Informe aos funcionários sobre a aprovação ou rejeição de suas solicitações de férias o mais rápido possível. 

É interessante que a política estipule o tempo de aprovação para evitar qualquer tipo de ansiedade. Se a solicitação for rejeitada, forneça uma explicação clara e embasada do motivo.

Faça um calendário de férias

Crie um calendário que mostre as datas em que cada funcionário estará de férias. Isso ajuda o gestor a planejar a distribuição de tarefas durante as ausências.

O calendário também ajuda que pessoas do mesmo time saiam de férias ao mesmo tempo, caso não haja conflito de projetos e demandas — se a sua política de férias permitir esse cenário. 

Tenha um sistema de substituição e redistribuição de tarefas

Planeje como as responsabilidades dos funcionários de férias serão tratadas durante sua ausência. Isso pode envolver a designação de substitutos temporários ou a redistribuição das tarefas entre a equipe existente.

Também é preciso ter um treinamento rápido para a pessoa que vai assumir a tarefa antes da saída do colaborador.

Dica: mantenha toda a operação registrada em playbooks. Isso evita que as tarefas parem simplesmente por falta de informação.

Tenha controle de registro

Registre oficialmente as datas das férias tiradas por cada funcionário para fins de pagamento e conformidade com a legislação trabalhista.

Pagamento de férias

Certifique-se de que os funcionários recebam o valor correspondente às férias de acordo com a lei e a política da empresa, na data correta.

Inclua essa informação na política de férias da empresa, mantendo assim a transparência e evitando ruídos.

Arquive os registros

Mantenha registros precisos das férias tiradas por cada funcionário, incluindo datas, duração e aprovações, para fins de auditoria futura e conformidade legal.

Revise e atualize regularmente a política e os procedimentos

A política de férias e os procedimentos de controle devem ser revisados e atualizados conforme necessário para refletir as mudanças na legislação ou nas necessidades da empresa.

Lembre-se de que nada precisa estar escrito em pedra, desde que siga a recomendação da CLT. O importante é entender que a maneira como você gerencia as férias pode variar dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade da sua equipe.

Para lidar com volumes maiores de funcionários, é recomendável considerar o uso de um software de gerenciamento dedicado para facilitar o processo.

Além disso, sempre consulte um especialista em recursos humanos ou um advogado trabalhista para garantir que suas políticas e práticas de férias estejam em conformidade com a legislação local.

O que diz a legislação sobre o controle de férias?

Quanto ao controle de férias em si, o importante é que sua empresa respeite e cumpra o que a CLT diz sobre férias. A gente resume a seguir, acompanhe:

Aquisição

Todo colaborador ou colaboradora tem direito a férias após cada período de 12 meses (período aquisitivo) de vigência do contrato de trabalho.

Início de férias

Não é permitido o início das férias nos dois dias que antecederem feriados ou dias de repouso semanal remunerado. Além disso, o começo das férias deve ser comunicado ao funcionário com antecedência mínima de 30 dias.

Fracionamento

As férias podem ser fracionadas em até três períodos, desde que um deles não seja menor que 14 dias corridos e os demais não sejam inferiores a cinco dias corridos cada um.

Férias coletivas

Uma organização pode optar por dar férias coletivas em período determinado aos colaboradores. Se essa for sua opção, as férias podem ser divididas em dois períodos anuais, desde que nenhum seja inferior a dez dias corridos. 

Pagamento de férias

Nossa legislação assegura o gozo de férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal. 

Conforme o artigo 142 da CLT, o valor vai depender de qual é a base utilizada para o cálculo do salário. 

Quando este for pago por hora com jornadas variáveis, calcule a média do período aquisitivo. Quando for pago por tarefa, a base será a média da produção no período aquisitivo. 

Já se o salário for pago por porcentagem, comissão ou viagem, o cálculo leva em conta a média recebida nos 12 meses anteriores à concessão das férias.

Férias não concedidas

O artigo 137 da CLT prevê um conjunto de sanções à organização que não concede ou atrasa a concessão ou a remuneração das férias de seus empregados. Por isso, o controle de férias é tão importante.

Férias pagas, mas não gozadas

O gozo de férias é considerado um direito indisponível, o que quer dizer que o empregado não pode abrir mão dele. Assim, o empregador que remunera férias não gozadas e as converte em dinheiro para o empregado age de forma ilícita e passível de multa.

Por que é importante fazer o controle de férias?

O controle de férias é importante para os dois lados, empresa e colaborador. Para a empresa é uma questão de manter-se de acordo com as obrigações celetistas, além de controlar de tal forma que a operação não perca por falta de um ou mais funcionários.

Já para os funcionários, o controle garante previsibilidade para que possam se programar para o descanso, com transparência e tranquilidade.

6 erros comuns que o RH comete no controle de férias de funcionários

Existem alguns erros bem comuns no controle de férias que comprometem a boa experiência do time. Entenda quais são e se previna!

1. Falhas de comunicação

Mesmo que você tenha uma política de férias, não comunicar claramente e não deixá-la disponível e de fácil acesso aos funcionários pode causar confusão e ruídos.

Nossa dica é ter sempre newsletters ou comunicados reforçando pontos importantes, além de manter um repositório para essa documentação, FAQs e arquivos importantes. A comunicação interna transparente nunca é demais.

2. Erros de cálculo

Calcular incorretamente a quantidade de dias de férias a que os funcionários têm direito, pode resultar em problemas legais e insatisfação dos funcionários.

Usando softwares de RH que permitem a gestão de férias, esse tipo de erro fica bem mais raro.

3. Ignorar as preferências dos funcionários

Não levar em consideração as preferências de datas de férias dos funcionários pode causar insatisfação e afetar negativamente o moral da equipe.

A questão das férias coletivas também deve ser levada em conta aqui. Entender a relação custo-benefício é um ponto bem importante.

4. Não planejar adequadamente

Não considerar as necessidades de cobertura de trabalho durante as férias dos funcionários pode levar a sobrecarga para outros colegas e afetar a produtividade do time como um todo. Isso é prejudicial tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

5. Aprovar férias simultâneas de muitos funcionários

Aprovar férias de um grande número de funcionários ao mesmo tempo pode prejudicar a operação da empresa, especialmente em momentos críticos do negócio ou do mercado.

6. Não manter registros adequados

A falta de documentação adequada das solicitações de férias, aprovações e saldos de dias de férias pode causar problemas de conformidade e desacordos.

Quanto maior é o quadro de funcionários, mais gritante é a necessidade de automatizar e otimizar o controle de férias.

Passo a passo para fazer o controle de férias de funcionários corretamente

• Tenha uma política de férias bem clara e de fácil acesso. Antes de criá-la, garanta que está tudo nos conformes da CLT.
• Use um software que facilite o cálculo de dias de férias e que permita aos colaboradores solicitarem o período de descanso.
• Planeje as férias dos funcionários com antecedência para garantir que haja cobertura adequada durante as ausências.
• Mantenha registros detalhados das férias de cada funcionário, incluindo datas de início e término, dias de férias utilizados e saldo restante. O software, mais uma vez, ajuda aqui.
• Faça o pagamento de férias seguindo as boas práticas previstas na legislação.

Além disso, mantenha toda a operação documentada, em playbooks ou sistemas de gestão de tarefas, evitando perdas de informação e conhecimento técnico.

Viu como fazer um controle de férias mais eficiente e sem erros? Aproveite para ler mais sobre o assunto no nosso artigo Tudo sobre férias coletivas: quem tem direito, cálculo de férias e legislação.