Folha de pagamento: aprenda como organizá-la corretamente

June 30, 2020
Jurídico

Cumprir as obrigações trabalhistas e tributárias é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Para que isso aconteça, a folha de pagamento precisa ser organizada de forma eficiente.

Isso porque ela é imprescindível para o controle financeiro de toda organização. Esse documento permite que se possa comprovar a realização do recolhimento de impostos e do INSS, além dos pagamentos de salário, verbas trabalhistas e benefícios.

Portanto, empresas que têm um bom controle nessa área evitam processos trabalhistas e gastos com multas e indenizações, preservando a saúde financeira. Para que você cresça nesse sentido, mostraremos o que deve ser feito para manter a sua folha de pagamento atualizada. Confira!

Como ser mais organizado com a folha de pagamento?

Algumas atitudes ajudam a organizar a folha de pagamento e diminuem os problemas nesse aspecto. O planejamento é a chave para o sucesso, pois possibilita que tudo seja feito dentro do esperado pela organização. Acompanhe nossas dicas!

Separe as contas

Separar as contas da empresa é uma atitude inteligente para aumentar o controle sobre a parte financeira. Ter uma conta bancária específica para efetuar o pagamento dos funcionários contribui para a sinalização desse tipo de gasto no meio das outras despesas. Isso também ajuda em casos de fiscalização, pois facilita a comprovação de algumas informações.

Outro benefício da separação é relacionado com a gestão do negócio. Com a conta separada, é mais fácil ter uma visão completa sobre o investimento na remuneração dos colaboradores, dando um panorama de tudo que é gasto, como benefícios e impostos que estão sendo pagos.

Automatize os pagamentos

Outra atitude que contribui para melhorar esse processo é a automatização dos pagamentos. Por meio de seus sistemas online, os bancos normalmente oferecem ferramentas para o agendamento de algumas tarefas. É possível definir uma data e os valores corretos e deixar que o sistema faça o resto, economizando tempo de trabalho e possibilitando que você foque em outras atividades.

Dependendo do caso, é possível realizar apenas um agendamento e pedir para que seja repetido durante os próximos meses do ano. O único momento que precisará de atenção é a hora de fazer os pagamentos extras, como 13º salário, férias ou descontos por faltas do colaborador.

Controle as admissões e demissões

O controle sobre as admissões e demissões é importantíssimo para a organização. Quando isso não é feito de forma correta, é comum se pagar benefícios para colaboradores que não estão mais entre os funcionários da empresa.

Do mesmo modo, é possível esquecer de colocar um novo colaborador entre os pagamentos, o que pode causar descontentamento e incômodo para os funcionários. Portanto, para manter a organização, é essencial ter um controle sobre as entradas e saídas da sua empresa mensalmente.

Mantenha o controle do registro de ponto

Uma boa gestão do ponto dos funcionários é crucial para atender às determinações da lei. Além disso, ela também contribui para que o gestor conheça o histórico dos colaboradores, possibilitando o cálculo de descontos e de bônus e a formação de banco de horas.

Esse controle pode ser efetuado por meio de softwares de gestão, que fazem esse gerenciamento com dados seguros e de forma eficiente. Além disso, permitem que os dados sejam acessados a qualquer momento, por qualquer dispositivo com acesso à internet.

Fique atento ao cálculo dos impostos

Os impostos também devem estar no planejamento. O cálculo das contribuições feitas para o INSS e para o FGTS deve ser realizado pelo gestor, sendo baseado na faixa salarial de cada empregado, já que os valores são retidos diretamente na fonte.

Com esses valores apontados de forma correta na folha de pagamento, é possível evitar problemas legais no futuro, por isso é primordial cuidar desse detalhe para não ser surpreendido.

Faça cópias de segurança

Como já falamos, a folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória para fins de fiscalização. Por isso, a organização precisa arquivar cópias impressas e online desses documentos para auditorias externas e internas.

É fundamental que contenham dados precisos sobre o planejamento financeiro e o salário dos colaboradores. Portanto, é imprescindível fazer cópias de segurança, as quais ajudam a evitar problemas judiciais e previdenciários.

Estabeleça a padronização de cargos e salários

Com uma estrutura estabelecida de cargos e salários, a empresa consegue realizar, com eficiência, o planejamento e o controle financeiro. A padronização permite a criação de regras para cada cargo e salário, o que possibilita que a folha de pagamento permaneça sempre organizada.

Além disso, com o padrão definido, fica mais fácil explicar para os colaboradores quais são as funções de cada cargo, a formação exigida e as habilidades necessárias para o serviço. Desse modo, os funcionários perceberão as possibilidades de formar uma carreira dentro da empresa, o que é bom para a atração e retenção de talentos.

Quais erros não devem ser cometidos?

Alguns erros básicos não devem ser cometidos na hora da organização desse documento. O primeiro deles são os pagamentos indevidos, que ocorrem quando a empresa paga benefícios ou salários que não deveriam ser pagos, como vale-transporte no período de férias ou indenizações maiores por erros de cálculo.

A utilização de planilhas e registros manuais também deve ser evitada, pois eles aumentam a probabilidade de erros humanos, sendo mais preciso o uso de ferramentas de gestão que automatizem os processos.

O não cumprimento das leis contribui para o surgimento de passivos trabalhistas e eleva os gastos com a folha de pagamento. Além disso, é importante não negligenciar as mudanças ocorridas na legislação e acordos trabalhistas, pois isso também gera custos extras.

Essas são algumas dicas para você melhorar a organização da folha de pagamento da sua empresa. Como vimos, essa é uma tarefa de grande relevância e deve ser feita com bastante atenção e cuidado, visando sempre ao bem-estar dos colaboradores e à saúde financeira da companhia. Com um controle de qualidade, o negócio ganha em competitividade, aumentando seu lucro e diminuindo as perdas com processos trabalhistas.

Gostou de aprender mais sobre o assunto? Então, aproveite para ler este outro artigo que traz os 4 melhores caminhos para reduzir o turnover na empresa!

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