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Agir conforme o compliance coloca sua empresa acima da falta de ética. A médio e longo prazo, o compliance torna um negócio mais competitivo. Entenda!
Compliance é um termo em inglês que significa seguir regras e acordos, garantindo transparência e ética em cada um dos setores de uma empresa. Para que possa ser cumprido, todos os setores precisam agir de acordo com normas específicas de seu segmento e que estejam dentro do padrão geral da companhia.
Mais do que apenas um desafio para o RH, o compliance é uma questão importante para todo o negócio. Seguir padrões éticos e transparentes é relevante para clientes, fornecedores e funcionários. Assim, consequentemente, a empresa vai aprimorando seu employer branding.
Muitas pessoas ainda acreditam que padrões de compliance devem ser definidos por um único setor e pronto. Acontece que o compliance precisa estar presente nas atitudes e processos de toda a organização. Ou seja, cada setor tem sua parcela de responsabilidade. Claro que o RH, responsável por contratações e treinamentos corporativos, tem uma parcela ainda maior.
Neste texto, mostramos em detalhes a importância de cada setor para o compliance e como seu RH pode trabalhar. Boa leitura!
Compliance é uma palavra inglesa que se origina do verbo to comply, ou seja, cumprir e obedecer regras. O compliance, na vida corporativa, é agir de acordo com as convenções de obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias, contábeis, e que estejam de acordo com a missão e os valores de um negócio. Entretanto, acima de tudo, compliance é agir com ética.
Por isso, o compliance se inicia na postura e no comportamento ético e transparente de cada um de nós e que, assim, vai refletir em todo o trabalho de uma empresa.
Dessa maneira, não adianta esperar que um determinado setor de um negócio faça toda a parte de compliance quando o compliance faz parte da postura de cada um dos colaboradores. É importante ter essa visão ampla, pois de nada valerá implementar uma série de ferramentas, políticas e procedimentos internos se não existir o engajamento das pessoas no seu dia a dia, seja dentro ou fora da empresa.
É correto pensar que o compliance serve para garantir que uma organização vai cumprir leis e bons processos, evitando questões judiciais, seja com colaboradores, clientes e fornecedores. Mas é pequeno acreditar que o compliance serve apenas para isso. Um programa de compliance tem inúmeras vantagens, entre elas:
Considerando que o compliance é agir com ética e trabalhar de acordo com a legislação prevista para cada negócio e conforme a legislação trabalhista, fica nítido que o compliance é uma necessidade para todos os tipos e tamanhos de negócio.
Por exemplo, um pequeno comércio varejista deve garantir aos colaboradores direitos de acordo com normas trabalhistas, mas também precisa seguir boas práticas de comércio, oferecendo aos clientes bons produtos e atendimento. Já um hospital, por exemplo, deve também seguir boas práticas trabalhistas, mas garantir aos pacientes pleno atendimento, atenção e tratar a todos com empatia, fora outras questões legais da saúde.
Ou seja, cada negócio tem práticas básicas (colaboradores, tributos, entre outros) e práticas que seguem o setor no qual está inserido — isso sempre vai acontecer independentemente do tamanho do negócio, combinado?
Dentro de um negócio, o compliance precisa aparecer em cada um dos setores. A seguir, especificamos cada uma dessas atribuições. Confira!
O Compliance fiscal e tributário garante que as rotinas fiscais e tributárias de uma empresa estejam em dia em relação ao cumprimento das obrigações de pagamento de tributos e de demonstração fiscal e contábil, dessa maneira, está alinhado aos setores financeiro, de departamento pessoal e jurídico do negócio.
Dependendo do regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real), os tributos acabam variando. Portanto, para pequenas organizações, a dica é consultar uma pessoa especialista em compliance tributário, o que vai facilitar o cumprimento das normas.
Esse tipo de compliance é delicado e envolve outros setores, como jurídico, RH e Departamento Pessoal. Todos os contratos de colaboradores e fornecedores devem estar em ordem, garantindo direitos e mostrando os deveres dos envolvidos.
É importante observar as regras estabelecidas e alinhadas com os sindicatos, assim como seguir normas e código de ética e conduta da empresa. Com esses pontos em dia, fica mais simples evitar multas e processos trabalhistas, além de garantir satisfação dos colaboradores, atração de novos funcionários e melhorar também o employer branding de um negócio.
O compliance em TI está diretamente ligado a questões da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), afinal, é imprescindível usar o compliance para a proteção de dados e privacidade, visto que a maior parte dos negócios trabalha com dados online.
Para que haja compliance em TI, é preciso entender e respeitar as regulamentações, impedindo que exista vazamento de dados. Afinal, o vazamento de dados suja o nome de um negócio e ainda gera multas.
Entre os processos, estão a conferência de políticas e procedimentos, garantindo proteção aos dados e permitindo que o gerenciamento de informações esteja seguindo processos íntegros. Contar com um DPO (Data Protection Officer) é uma das necessidades atuais.
Hoje, o Marketing Digital trabalha com dados online — é comum pedir dados como email, telefone, cargos, entre outros. Por isso, o setor de Marketing deve estar conectado ao compliance de TI para evitar solicitar dados desnecessários e garantir que não exista nenhum tipo de vazamento.
Além disso, ao pedir qualquer tipo de informação dos leads (contatos), é necessário fazê-lo seguindo a LGPD, o que exige esclarecer questões de cookies, uso de dados, entre outros.
Outro ponto é quanto a forma de anunciar produtos e serviços — o discurso dos times de Marketing e Vendas deve estar alinhado com as possibilidades reais da oferta, evitando insatisfações e reclamações por parte dos clientes.
Todo compliance, em cada setor, é extremamente vital à saúde da empresa. Entretanto, o compliance de RH talvez tenha um fator extra na importância, afinal de contas, estamos diante do setor que contrata os colaboradores que irão trabalhar no negócio.
Dessa forma, o time de RH precisa garantir contratações de pessoas íntegras e que estejam de acordo com os valores da empresa. Além disso, é o RH que encabeça treinamentos e reciclagem sobre compliance em cada um dos setores.
Outro fator a ser considerado é que, por meio de pesquisas de clima organizacional, feedbacks e reuniões, esse setor pode identificar comportamentos que fogem à regra e estão desalinhados ao compliance. Nesse caso, é preciso agir para garantir que as boas práticas não se percam — seja tendo conversas com o colaborador em questão, fazendo reciclagem ou mesmo encarando a necessidade de desligar o funcionário.
Como acabamos de falar, compliance e RH são pontos muito conectados, já que é o time de Recursos Humanos que faz a gestão de pessoas e a contratação de novos talentos, além do mais é o setor que se conecta com os demais pontos de uma empresa.
A disseminação da cultura organizacional também expressa a importância do RH no compliance, envolvendo os times em atividades frequentes para garantir que a cultura que está no papel também é vivenciada na prática.
Dado esse caráter de importância, quando o RH atua com sucesso em questões de compliance, muitas vantagens surgem. Explicamos sobre elas abaixo!
A redução de processos trabalhistas é uma das vantagens mais certeiras da relação entre RH e compliance, porque, com atitudes preventivas e boas práticas, os colaboradores ficam mais cientes de seus deveres e direitos. Entre eles:
A transparência em uma empresa deve fazer parte de todos os processos, da remuneração e promoção de cada colaborador a questões de políticas internas. Dessa forma, o time de RH pode trazer mais clareza aos gestores e coordenadores, garantindo que todos os colaboradores estejam cientes de seus direitos e deveres.
A cultura organizacional é tudo aquilo que um colaborador vive no dia a dia do trabalho e não pode ser apenas palavras bonitas em um documento. Cabe ao RH fazer apresentações sobre a cultura e colocá-la na rotina dos funcionários.
Por exemplo, se um dos valores da empresa é o aprendizado, é importante estimulá-lo, seja com workshops e treinamentos feitos pelos próprios colaboradores ou oferecendo ao time uma quantia de benefícios voltados à educação.
O compliance no RH fica mais evidente quando se fala de contratações. Mais do que habilidades técnicas, é preciso entender quais são as soft skills que os candidatos têm ou que podem ser melhor desenvolvidas e que vão favorecer e se encaixar nas necessidades da companhia. Afinal, é mais simples aprender o técnico do que aprender a ter empatia, por exemplo.
E tem mais: nos processos seletivos, é importante prestar atenção à ética dos candidatos. Ética e compliance, não importa o setor, andam de mãos dadas.
Cabe ao RH discutir políticas de comunicação interna e ajudar os demais setores, incluindo os responsáveis por endomarketing, a colocarem em prática. Isso se deve ao fato de que uma empresa que não sabe comunicar o que é importante aos colaboradores vai gerar burburinho e as famosas fofocas de corredor, minando o clima organizacional.
É fato que um bom salário, apenas, não garante motivação para o time. Mas trabalhar em uma empresa íntegra, cujas políticas de salário, promoção e contratação não são dúbias, pode fazer com que os colaboradores tenham motivação extra. Até porque, eles sabem o que devem fazer para crescer na empresa.
Você já deve ter ouvido o ditado de que notícia ruim chega rápido, não é? Porém, notícias boas também têm uma velocidade interessante e são essenciais para uma marca.
Se a organização é íntegra, se colaboradores e fornecedores estão satisfeitos, fica mais simples trabalhar o employer branding e tornar a empresa mais respeitada e disputada. Isso ajuda em contratos e na atração e retenção de talentos.
Com todas essas vantagens citadas até aqui, a redução de turnover é mais um ponto beneficiado pelo bom trabalho do RH em compliance. Quando há menos rotatividade de funcionários, é mais fácil melhorar processos e garantir inovação, melhorando os resultados.
Até porque, a empresa não gasta tanta energia (e recursos) buscando pessoas para posições de pessoas que saíram por conta própria e não perde expertise nos processos.
Quer garantir que o time de Recursos Humanos vai ser efetivo no que diz respeito ao compliance? Então, confira as nossas dicas!
A gestão de pessoas é um processo mais complexo do que parece e acontece diariamente. Um bom começo é garantir reuniões de 1:1 entre pares e colaboradores e suas lideranças diretas, sempre registrando informações relevantes.
Além disso, vale a pena fazer pesquisas sobre a satisfação de cada colaborador com sua liderança direta, também é válido manter conversas de todas as lideranças para entender os colaboradores mais alinhados aos objetivos do negócio.
Ainda é importante ter um plano de desenvolvimento individual (PDI), que possa ser metrificado e monitorado.
As pesquisas com os colaboradores servem para diferentes propósitos:
Mas não basta fazer a pesquisa, é preciso estudá-la e colocar em prática as sugestões de melhoria, desde que validadas por todos os envolvidos. Caso contrário, você só tem dados e não um plano de ação.
Além de regras que estão dentro da CLT e outras normas de acordo com cada segmento, uma empresa tem suas políticas sobre despesas, férias, salários, promoções, fornecedores e afins.
Entretanto, essas políticas estão em um local de fácil acesso? Novos colaboradores têm conhecimento delas? Elas são revisadas e comunicadas novamente de tempos em tempos? Pois é, tudo isso é de extrema importância.
Moral da história: não adianta ter uma política se ela não está clara e nem chega a todos os colaboradores, combinado? Uma dica é colocá-las em newsletters e monitorar o alcance dessas.
Pesquisas de clima organizacional ajudam a entender o quanto os valores da empresa e sua cultura estão sendo colocados nas ações do dia a dia dos colaboradores. Assim como as políticas, não adianta ter uma cultura linda no papel e que não seja presenciada. Portanto, faça pesquisas frequentes e entenda como agir quando melhorias forem necessárias.
Não agir de acordo com os programas de compliance, basicamente, é fugir das regras e comportamento ético propostos pela política, missão e valores de um negócio.
Isso acaba dando margem para vazamento de dados, questões trabalhistas e uma divulgação negativa da empresa diante do mercado. A médio e longo prazo, a organização pode perder clientes, funcionários exemplares, bons fornecedores e, claro, ganha um employer branding negativo (o que irá dificultar boas contratações e aumentar o turnover).
Por isso, a monitoração do compliance precisa acontecer em todas as instâncias do negócio e se torna um dever de cada contratado, que pode e deve relatar possíveis problemas à liderança direta.
Viu só como o compliance é responsabilidade de todos numa empresa? Muito embora o time de RH dê o pontapé inicial no compliance ao fazer contratações de pessoas éticas e de acordo com os valores do negócio, todo mundo acaba tendo uma cota de responsabilidade.
Então, para fazer contratações ainda melhores e de acordo com as necessidades de compliance da sua organização, nossa dica é que você leia sobre perfil comportamental e como mapeá-lo!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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