Guia completo de Admissão: tipos, checklist e boas práticas para o RH

No cenário empresarial brasileiro, a admissão de novos funcionários é um processo de extrema importância, que requer atenção e cuidado por parte das empresas. Os profissionais de Recursos Humanos têm um papel fundamental na condução desse processo.

A realização desse procedimento é essencial para garantir a conformidade com a legislação trabalhista, evitar possíveis problemas futuros e, principalmente, para iniciar uma relação saudável e produtiva entre a empresa e os profissionais contratados.

Neste guia completo sobre admissão de funcionários, abordaremos todos os aspectos relevantes desse processo, desde sua definição até os erros mais comuns a serem evitados. Acompanhe!

O que é admissão?

Podemos definir a admissão como o ato pelo qual uma empresa contrata formalmente um novo funcionário para integrar seu quadro de colaboradores. É exatamente o momento em que um novo profissional passa a fazer parte da equipe.

Vale destacar que esse também é um processo que envolve diversas etapas burocráticas, documentações e análises, garantindo que tanto a empresa quanto a nova pessoa contratada cumpram suas obrigações e direitos. Até por isso, esse processo precisa ser bem-feito para evitar problemas futuros.

Nesse momento, a relação passa a ser regida por um contrato de trabalho, para que cada profissional possa desempenhar suas funções e contribuir para os objetivos da organização.

Como funciona o processo de admissão?

Todo processo de admissão tem início com a identificação da necessidade de contratação por parte da empresa. A partir daí, o departamento de Recursos Humanos ou setor responsável inicia a busca por candidatos por meio de divulgação de vagas em plataformas de emprego, recrutamento interno ou indicação.

Após a seleção do candidato ou candidata ideal, é realizado o convite para a contratação, o que também chamamos de oferta. Essa é a hora em que a empresa deve fornecer todas as informações relevantes sobre:

• cargo;
• salário;
• benefícios corporativos;
• condições de trabalho.

Caso essa pessoa aceite a oferta, inicia-se o processo de admissão, que envolve a coleta e validação de documentos, preenchimento de formulários e exames admissionais.

Qual a importância do processo de admissão?

Uma admissão bem planejada e executada é crucial para o sucesso da empresa em curto, médio e longo prazo. Ela por si só é muito importante porque estabelece as bases para a relação de trabalho que vai iniciar, mas a sua importância ainda vai além.

Esse processo, quando feito da forma correta, contribui para:

Conformidade legal

Ao seguir todas as etapas exigidas pela legislação trabalhista brasileira, a empresa evita futuros problemas judiciais e autuações, garantindo o cumprimento das obrigações legais.

Produtividade e desempenho

A escolha adequada de uma nova pessoa contratada pode impactar diretamente na produtividade do time e, consequentemente, nos resultados financeiros.

Alocar o profissional certo na função certa resulta em maior desempenho, já que as habilidades e competências estarão alinhadas com as necessidades do cargo e da equipe.

Redução de rotatividade

Uma admissão bem planejada e criteriosa pode ajudar a diminuir a rotatividade de funcionários, reduzindo os custos associados à contratação e treinamento de novos colaboradores.

Clima organizacional

Um processo de admissão transparente e bem estruturado contribui para um melhor clima organizacional, pois os funcionários perceberão que a empresa valoriza e investe no seu capital humano.

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

No Brasil, existem diferentes tipos de contrato de trabalho que podem ser utilizados durante o processo de admissão, cada um com suas particularidades e características específicas. 

Vale ressaltar que cada tipo de contrato tem suas próprias regras e é importante que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente para todos eles.

Abaixo listamos os 7 principais modelos:

1. Contrato por prazo indeterminado

É o tipo mais comum de contrato de trabalho, no qual não há um prazo pré-determinado para o término do vínculo empregatício. O contrato por prazo indeterminado pode ser rescindido por ambas as partes mediante aviso prévio ou em casos de demissão por justa causa.

2. Contrato por prazo determinado

Nesse tipo de contrato, as partes estabelecem um prazo para o término do vínculo empregatício. Ao final desse período, o contrato pode ser rescindido ou renovado.

3. Contrato de experiência

Também conhecido como período de experiência, esse tipo de contrato permite que a empresa avalie o desempenho do novo funcionário antes de efetivá-lo. O contrato de experiência tem duração limitada e pode ser rescindido por ambas as partes sem aviso prévio.

4. Contrato de tempo parcial

O contrato de trabalho de tempo parcial é aquele em que a jornada de trabalho é reduzida, não ultrapassando 30 horas semanais. Os direitos e benefícios são proporcionais ao tempo trabalhado.

5. Contrato intermitente

Esse tipo de contrato permite que o funcionário seja convocado pela empresa para trabalhar em dias alternados ou por horas determinadas. Os períodos de prestação de serviço e remuneração são estabelecidos de forma intermitente.

6. Contrato de trabalho temporário

O contrato de trabalho temporário é uma modalidade utilizada para atender necessidades transitórias da empresa, como aumento sazonal da demanda ou substituição de funcionários em algum tipo de licença (médica, licença maternidade, entre outras).

7. Contrato de aprendizagem

Esse tipo de contrato é destinado apenas para jovens, entre 14 e 24 anos, que desejam combinar estudos teóricos e práticos com o trabalho em uma empresa.

Como fazer a admissão? Checklist passo a passo!

Realizar uma admissão envolve uma série de etapas e cuidados para garantir que tudo ocorra conforme a legislação vigente e as políticas da empresa — além, é claro, de proporcionar uma boa experiência para a pessoa recém-contratada. 

Para garantir uma admissão bem-sucedida, é fundamental seguir um passo a passo que abranja todas as etapas do processo. Abaixo, apresentamos alguns checklists para orientar qualquer profissional de RH na hora de fazer uma admissão.

Checklist de escolha do novo profissional

• Definição da necessidade: identifique a real necessidade de contratação, declarando claramente o perfil do candidato ideal que a empresa precisa e realizando a descrição de cargo.
• Divulgação da vaga: utilize os canais adequados de recrutamento e seleção para divulgar a vaga, como sites de emprego, redes sociais, indicação interna, entre outros.
• Seleção de candidatos: realize uma triagem criteriosa dos currículos recebidos e conduza uma análise aprofundada dos candidatos pré-selecionados. Nesse momento, olhe com atenção para aqueles candidatos que vieram a partir do programa de indicação interna, caso a empresa tenha um.
• Entrevistas: faça entrevistas individuais para conhecer os candidatos com maior profundidade. Em alguns casos, é recomendado aplicar testes específicos para avaliar as habilidades técnicas ou comportamentais.
• Oferta de contratação: apresente ao candidato escolhido todas as informações relevantes sobre o cargo, salário, benefícios e condições de trabalho.

Checklist de documentações e registros

• Documentação do candidato: solicite a documentação necessária para a admissão, como RG, CPF, comprovante de residência, carteira de trabalho, entre outros (listaremos todos os necessários no próximo tópico).
• Registro na Carteira de Trabalho: realize o registro do novo funcionário na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) no prazo de até 48 horas.
• Exame Admissional: encaminhe o candidato para realizar os exames admissionais necessários, que têm o objetivo de verificar a aptidão do funcionário para o trabalho por meio de uma análise clínica padronizada.
• Exame Médico Ocupacional: para alguns cargos, além dos exames admissionais, é necessário realizar o exame médico ocupacional, que é obrigatório e visa atestar a aptidão do colaborador para a sua função específica.
• Contrato de trabalho: elabore o contrato de trabalho, de acordo com o tipo escolhido, e faça a assinatura junto ao colaborador.
• Cadastro nos Órgãos Públicos: realize o cadastro do funcionário nos órgãos públicos, como o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e o Programa de Integração Social (PIS).
• Registro no eSocial: no Brasil, o eSocial é uma plataforma digital que concentra informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. A empresa deve registrar todos os dados pertinentes ao novo funcionário no eSocial assim que cumprir as etapas anteriores.
• Registro de benefícios: se a empresa oferece benefícios, como plano de saúde, vale-transporte e vale-alimentação, realize o cadastro do funcionário nesses programas.

Checklist de onboarding

• Assinaturas e registros: certifique-se de que todos os documentos necessários foram devidamente assinados e registrados, como o contrato de trabalho, ficha de registro e demais formulários.
• Entregar e explicar as políticas internas: fornecer ao novo funcionário informações sobre as regras e procedimentos internos da empresa.
• Comunicar aos demais colaboradores: informe a equipe sobre a chegada do novo membro e promova uma recepção acolhedora desde o primeiro dia de trabalho da nova pessoa contratada.
• Integração e treinamento: realize a integração do novo funcionário à equipe e ao ambiente de trabalho. Promova treinamentos iniciais para que cada pessoa contratada possa se adaptar às suas funções e conhecer a cultura da empresa.

Cumprindo todo esse checklist, você manterá um controle rigoroso dos prazos para cumprir todas as obrigações legais e evitar problemas futuros.

Documentos obrigatórios para a admissão de novos funcionários

A admissão de novos funcionários envolve a coleta de diversos documentos obrigatórios, tanto por parte do colaborador quanto da empresa. Abaixo estão os 10 principais documentos necessários:

1. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): é o principal documento do trabalhador e deve ser apresentado no ato da admissão para o registro do contrato de trabalho.
2. Documento de Identificação (RG): numeração para comprovar a identidade do funcionário.
3. Cadastro de Pessoa Física (CPF): número de identificação fiscal utilizado para fins tributários.
4. Título de Eleitor: o trabalhador deve apresentar o título de eleitor para registro.
5. Comprovante de Residência: para comprovar o endereço atual do funcionário.
6. Certificado de Reservista: apenas para homens com idade entre 18 e 45 anos.
7. Certidão de Nascimento ou Casamento: documento necessário para comprovar o estado civil do colaborador.
8. PIS/PASEP: número de inscrição no Programa de Integração Social ou no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.
9. Comprovante de Escolaridade: para comprovar a formação educacional do funcionário.
10. Foto 3×4: geralmente exigida para a confecção do registro funcional.

É importante que a empresa faça cópias de todos os documentos solicitados e os mantenha arquivados de forma organizada, tanto de forma digital como física.

Como funciona o exame admissional

Dentro das lista de documentações, sempre aparece o exame admissional. Essa realmente é uma etapa obrigatória e fundamental do processo de admissão e tem por objetivo avaliar a saúde física e mental do funcionário, garantindo que ele está apto para o exercício das funções do cargo.

Por lei, ele deve ser realizado antes da contratação do colaborador. Durante o exame, um médico do trabalho ou profissional de saúde autorizado realiza uma avaliação clínica, analisando itens como: 

• Pressão arterial;
• Peso;
• Altura;
• Visão;
• Audição;
• e outras condições de saúde relevantes para o cargo.

Além disso, é solicitada uma avaliação psicológica para alguns tipos de funções que envolvem riscos ou demandam responsabilidades específicas.

Caso o candidato seja considerado apto no exame admissional, ele estará liberado para iniciar suas atividades na empresa. Se houver alguma restrição ou problema de saúde que possa impactar o trabalho, é importante que a empresa tome as devidas precauções ou reconsidere a contratação, evitando problemas e orientando sobre cuidados necessários.

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

A Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em novembro de 2017, trouxe algumas mudanças significativas no processo de admissão de funcionários no Brasil. Algumas das principais alterações foram:

• Contrato de trabalho intermitente: a nova lei introduziu o contrato de trabalho intermitente, que já citamos anteriormente, como um dos principais tipos de contrato. Essa mudança permite que o funcionário seja convocado para trabalhar em períodos alternados, com remuneração proporcional ao tempo efetivamente trabalhado.
• Rescisão de contrato por acordo: antes da reforma, a rescisão contratual por acordo era proibida. Com a nova lei, empregado e empregador podem fazer um acordo trabalhista para a rescisão do contrato de trabalho, com o pagamento de metade do aviso prévio e parte da multa rescisória do FGTS.
• Jornada de trabalho: a Reforma Trabalhista trouxe maior flexibilidade na jornada de trabalho, possibilitando, por exemplo, a adoção do regime de trabalho em tempo parcial.
• Férias: a nova lei permite o fracionamento das férias trabalhistas em até três períodos, desde que um dos períodos não seja inferior a 14 dias corridos e os outros não pode ser inferior a 5 dias corridos.
• Contribuição sindical: a contribuição sindical, que antes era obrigatória, passou a ser facultativa. Os profissionais precisam indicar que querem fazer essa contribuição para aí sim ter o valor descontado na folha de pagamento.

É importante que a empresa esteja atualizada em relação à legislação trabalhista vigente para garantir que todas as mudanças sejam implementadas corretamente no processo de admissão.

Benefícios de uma admissão bem-feita

Uma admissão bem-feita pode trazer uma série de benefícios para a empresa, o colaborador e o ambiente de trabalho como um todo. Alguns dos principais benefícios são:

Redução de custos

Uma contratação acertada evita a rotatividade de funcionários, reduzindo os custos com rescisões, novos processos de seleção e treinamento.

Atração de talentos

Uma admissão bem-feita contribui para a construção de uma boa reputação da empresa no mercado de trabalho, ajudando na atração de talentos qualificados que sabem da importância de ter um processo estruturado e cuidadoso.

Eficácia nas entregas

Funcionários adequados às suas funções tendem a entregar resultados de maior qualidade e em menor prazo. Além disso, um processo de admissão bem estruturado agiliza a integração do novo funcionário, permitindo que ele esteja apto para produzir mais rapidamente.

Maior engajamento

Colaboradores que se sentem valorizados e alinhados com os propósitos da empresa tendem a ser mais engajados, criando também uma relação de confiança.

Redução de passivos trabalhistas

Um processo de admissão adequado ajuda a evitar problemas futuros relacionados a processos judiciais, como litígios trabalhistas e autuações por não cumprimento da legislação.

10 erros em processo de admissão

Apesar da importância do processo de admissão, algumas empresas ainda cometem erros que podem gerar consequências negativas. É fundamental evitar as seguintes falhas:

1. Falta de planejamento: não definir previamente as necessidades da empresa e o perfil do candidato desejado pode levar a uma contratação inadequada.
2. Violação da legislação trabalhista: descumprir as normas trabalhistas pode resultar em multas e penalidades para a empresa.
3. Falta de comunicação: não fornecer ao candidato todas as informações sobre o cargo, salário e benefícios pode gerar desconfiança e desinteresse na vaga.
4. Falta de transparência: não ser transparente em relação aos processos e requisitos para a vaga pode levar a mal-entendidos e descontentamento do novo funcionário.
5. Não realizar os exames admissionais: deixar de realizar os exames admissionais pode expor a empresa a riscos de acidentes de trabalho e problemas de saúde no futuro.
6. Contratar apenas por indicação: olhar apenas as indicações pode limitar as opções de candidatos e prejudicar a diversidade e a qualidade das contratações.
7. Não verificar referências: deixar de verificar as referências dos candidatos antes de realizar a admissão pode levar à contratação de profissionais com problemas no histórico de trabalho.
8. Não fazer a integração adequada: falhar na integração do novo funcionário pode dificultar sua adaptação e comprometer sua produtividade — e, em último caso, fazê-lo sair da empresa mais rápido.
9. Não oferecer benefícios atraentes: oferecer pacotes de benefícios pouco atrativos pode dificultar a contratação de profissionais qualificados. Lembre-se de que esse também é um dos fatores de decisão dos profissionais na hora de aceitar ou não uma oferta de trabalho.
10. Ignorar o envolvimento da equipe: não envolver a equipe no processo de admissão pode gerar resistência e dificultar a integração do novo colaborador, principalmente se for para um cargo de liderança.

10 boas práticas para um bom processo de admissão

Para garantir uma admissão bem-sucedida e evitar os erros já mencionados, é importante seguir algumas boas práticas:

1. Siga o seu planejamento estratégico: defina previamente as necessidades da empresa e os perfis desejados para cada vaga, alinhando os requisitos às competências necessárias.
2. Foque na transparência e comunicação: fornecer informações claras e precisas sobre o cargo, salário, benefícios e todas as etapas do processo de admissão sempre será uma boa prática.
3. Faça uma divulgação de vagas eficiente: criar uma descrição clara e detalhada da vaga, bem como utilizar diferentes canais de divulgação para atrair candidatos qualificados ajuda a ter mais opções de profissionais aderentes.
4. Tenha um processo de seleção criterioso: realize uma seleção cuidadosa, com entrevistas estruturadas e avaliação das competências necessárias para o cargo.
5. Verifique as referências: verificar as referências dos candidatos para garantir a veracidade das informações fornecidas é uma etapa que precisa ser cumprida.
6. Realizar os exames necessários: encaminhe todos os profissionais contratados para cumprir rigorosamente a obrigatoriedade dos exames admissionais.
7. Trabalhe com uma integração eficaz: planejar uma integração adequada para receber o novo funcionário, apresentar a cultura organizacional e suas responsabilidades é uma prática recomendada para todas as empresas.
8. Esclareça quais os benefícios: explique claramente os benefícios oferecidos pela empresa, data de recebimento e como utilizá-los.
9. Incentive o feedback: peça para que as pessoas recém-contratadas forneçam feedbacks sobre o processo de admissão para encontrar oportunidades de melhoria.
10. Invista em capacitação: oferecer treinamentos e capacitações para o desenvolvimento do colaborador ajuda no alinhamento com a cultura da empresa.

Coloque as dicas em prática no seu processo de admissão!

Chegando até aqui, você viu que a admissão de novos profissionais é um processo essencial para o funcionamento adequado e o crescimento sustentável de uma empresa. Investir tempo e recursos em um processo de admissão bem estruturado traz diversos benefícios, desde a conformidade legal até a construção de um melhor clima organizacional.

Ao seguir as boas práticas e evitar os erros comuns, a empresa poderá atrair e reter talentos, aumentar a produtividade e, consequentemente, obter melhores resultados em suas operações.

Lembre-se de que cada admissão é única e requer atenção aos detalhes específicos do cargo, garantindo que a escolha seja a mais adequada para o sucesso de ambas as partes. Fique de olho na legislação trabalhista vigente e busque sempre aprimorar seus processos, proporcionando uma experiência positiva para os novos colaboradores.

E para continuar a encantar os talentos que chegam na empresa, é preciso ter atenção também ao processo de onboarding. Leia o nosso artigo Onboarding: o que é e como fazer nas empresas e domine esta prática!