Triagem de currículos: como fazer e otimizar o processo

A triagem de currículos faz parte do processo de recrutamento e seleção de novos candidatos para as oportunidades abertas de uma empresa. 

Ao realizar a triagem de currículos de acordo com as necessidades levantadas, o recrutador ou analista de recursos humanos investe tempo e energia em encontrar o talento que melhor se encaixa e, consequentemente, se espera que traga bons resultados para a empresa. 

Considerando isso, fica clara a importância de um bom processo de triagem de currículos, sendo uma das etapas mais relevantes do recrutamento e seleção. 

Neste artigo, vamos entender melhor sobre como funciona a triagem de currículos, perguntas a serem consideradas no processo, dicas para otimizar a triagem de currículos e sugestões de ferramentas para simplificar esse processo. 

Continue a leitura para aprender com a Caju!

O que é a triagem de currículos

A etapa conhecida como triagem de currículos é parte inicial do processo de recrutamento e seleção para preenchimento de vagas existentes na empresa. 

Após a divulgação da vaga nos canais selecionados pela empresa, que podem ser tanto online quanto físicos (como revistas, jornais, murais de universidades, entre outras possibilidades), o recrutador, ou sistema de recrutamento, passa a receber os currículos dos candidatos interessados na vaga. 

Como o aumento do desemprego no país e da instabilidade econômica, cada vez mais currículos são enviados diariamente. 

De acordo com dados da Undercover Recruiter, veículo especializado em employer branding e talent acquisition, uma vaga de emprego recebe, em média, 250 currículos. 

Considere que, se uma empresa possui 4 vagas de emprego, com 250 currículos recebidos para cada uma, o recrutador precisa avaliar cerca de 1.000 currículos e, desses, selecionar 4 finalistas ao encerrar o processo. São muitos materiais para analisar!

A proposta da triagem de currículos é que o profissional de recrutamento e seleção faça filtros em todos os materiais recebidos e elimine os que não se encaixam, de acordo com as necessidades da vaga. 

Para que o processo funcione, o alinhamento de expectativas e realidades junto aos gestores das vagas é extremamente importante. Afinal, nem sempre o candidato ideal terá todas as habilidades necessárias, mas a empresa precisa estar aberta a ensinar o que ainda falta. 

Quanto tempo demora a triagem de currículos

Existem várias pesquisas que determinam o tempo médio que um recrutador leva na triagem de currículos. 

A estimativa é de que recrutadores mais experientes levam entre 6 e 10 segundos para descartar o primeiro currículo, conforme levantou a Catho — empresa especializada em recrutamento e seleção. Apenas 15% dos resumos recebidos passam para uma fase de análise com maior critério e cautela.

Cada vaga demanda cerca de 23 horas de trabalho do recrutador em recrutamento, triagem e seleção, de acordo com pesquisa realizada pela consultoria Ideal. 

Além disso, 88% dos currículos enviados para uma vaga não são qualificados o suficiente, levando a ainda mais trabalho para o recrutador realizar o “resume screening” – leitura dinâmica do currículo.  

Principais critérios de triagem de currículos

Para auxiliar no filtro dos recrutadores em um processo de triagem de currículos, existem critérios a serem analisados, com ordem de importância. 

• Meios de contato: telefone, celular, e-mail, perfis em redes sociais profissionais, entre outros. O recrutador precisa ter certeza de que aquele candidato pode ser encontrado facilmente para as próximas etapas da seleção. 
• Educação: algumas vagas necessitam de formações específicas e determinados cursos. Se essa é uma necessidade da oportunidade, os recrutadores devem se atentar para as informações de formação presentes no material.
• Experiências profissionais: de preferência, da mais nova para a mais antiga. Recrutadores realizam leitura dinâmica para identificar palavras-chave relacionadas com a atuação na empresa e na vaga em aberto. Dica extra: se houve um período sabático longo, os motivos contam pontos para compreensão da vida profissional da pessoa.
• Habilidades técnicas: ferramentas, softwares, linguagens de programação, métodos ágeis, entre outros. São muitas as possibilidades técnicas que podem determinar a opção por um candidato em detrimento a outro no processo seletivo. 

Questões comportamentais, como objetivos profissionais, resumo do perfil, relacionamento interpessoal, entre outros, são relevantes também, mas são analisadas em segundo plano. Até mesmo porque alguns pontos pessoais são melhor abordados em entrevistas diretas. 

Perguntas para a triagem de currículos

Parte do processo seletivo envolve fazer as perguntas certas aos candidatos e, também, analisar o material enviado para as vagas. 

Para cada vaga, existem critérios determinados pela empresa, envolvendo habilidades e formações, e experiências profissionais específicas. 

Montar um checklist de perguntas com os gestores das áreas facilita o processo de triagem. As perguntas mais comuns dos recrutadores no momento da triagem são:

Sobre formação:

• Possui graduação?
• Possui curso técnico?
• Qual é o curso de graduação?

Sobre experiência profissional:

• Quantos anos ficou na maior experiência?
• Qual é a média de anos que permanece em empregos?

Sobre ferramentas:

• Possui experiência com ferramentas de edição?
• Possui experiência com Microsoft Office ou ferramentas de texto?
• Possui experiência com outras ferramentas específicas da função?

Sobre idiomas:

• Possui inglês fluente/intermediário/conversacional?
• Possui espanhol fluente/intermediário/conversacional?

Demais habilidades:

• Possui certificações em métodos ágeis?
• Quais são as hard, soft e power skills identificadas?

Dicas para otimizar a triagem de currículos

Otimizar a triagem de currículos é um processo necessário para minimizar o tempo de trabalho dos recrutadores e selecionar quem realmente combina com os requisitos das vagas em aberto.

Ao mesmo tempo, o processo de triagem de currículos precisa seguir etapas estruturadas para não deixar que candidatos com competências fundamentais esperadas para os perfis das vagas em aberto acabem ficando para trás no filtro.

Com as estratégias certas, é possível otimizar a triagem de currículos. Confira essas 5 dicas práticas que preparamos para você!

1. Defina o perfil da vaga a ser preenchida

A atração dos candidatos mais aderentes ao cargo começa na divulgação da vaga. Para isso, defina com o gestor do cargo qual o perfil desejado e as experiências e habilidades necessárias para o exercício da função, assim como questões técnicas, como formação, idiomas, conhecimento de softwares, entre outros.

2. Crie um checklist

Liste as habilidades e competências exigidas pelo cargo e elimine todos os candidatos que, por algum motivo, não se adéquam ao perfil estabelecido. 

Ficar atento aos requisitos fundamentais do cargo é essencial para garantir que somente os profissionais mais alinhados com as exigências da função sejam chamados para a entrevista.

3. Organize o recolhimento e o armazenamento de currículos

É comum os currículos chegarem por meio de diversos veículos, como e-mail ou redes sociais profissionais. Além disso, podem até mesmo ser entregues pessoalmente. 

Para não perder nenhum bom candidato, preze por uma boa organização desses documentos. Caso o processo tenha de se estender por algum motivo, mantenha os currículos em locais seguros, em ambientes online ou offline.

4. Padronize o recebimento de currículos

Assim que todos os critérios de contratação e métricas de sucesso foram preenchidos para iniciar o processo de triagem de currículos, o próximo passo é padronizar o recebimento dos materiais dos candidatos. 

Simplificando: apesar de a empresa ter vários canais, pagos e gratuitos, disponíveis para divulgação de vagas, recrutamento e seleção, é importante definir uma quantidade limitada de locais para não perder o controle dos currículos recebidos. 

Se optar por utilizar os sites de redes sociais, limite a quantidade de canais para divulgação e, se possível, direcione o envio dos currículos para um mesmo e-mail corporativo, por exemplo. 

E, caso a empresa opte por ter um programa de indicação de profissionais, é importante que a comunicação direcione, também, para um canal específico, como um e-mail ou ferramenta on-line de recrutamento e seleção.

5. Crie métricas para avaliar a eficiência da triagem de currículos

Ao estabelecer indicadores-chave de performance no processo de triagem de currículos, você consegue identificar o que funciona e o que precisa ser melhorado no processo seletivo.

Possíveis indicadores:

• Número de currículos recebidos por vaga;
• Quantidade de currículos por canal de veiculação da vaga;
• Tempo médio para o término da triagem;
• Percentual total de currículos selecionados;
• Principais palavras-chave encontradas nos currículos.

Acompanhando todos esses indicadores, é possível otimizar o processo de recrutamento e seleção e medir o sucesso da triagem de currículos.

Softwares para triagem de currículos

À medida que as empresas crescem e abrem mais vagas, o número de currículos recebidos tende a aumentar proporcionalmente, tornando o trabalho de triagem de currículos um trabalho manual inviável. O investimento em tecnologia vem para auxiliar.

Por isso, automatizar esse processo se tornou uma necessidade nas companhias. Com a ajuda de softwares, a triagem é feita por meio de filtros pré-estabelecidos pela ferramenta. Assim, somente aqueles candidatos que têm determinadas competências permanecem na seleção.

Empresas como a Gupy, Kenoby e a Xerpa oferecem essas soluções e outras ferramentas utilizando inteligência artificial para otimizar o processo de recrutamento e seleção das empresas, conferindo mais agilidade e assertividade a todo o processo de gestão de pessoas.

Mas podemos citar outras possibilidades, com recursos similares:

• Zoho Recruit;
• HireBeat;
• Taleo por Oracle;
• Sólides.

Além das ferramentas apresentadas, o próprio sistema de vagas do LinkedIn, rede social profissional, possibilita que os recrutadores configurem as oportunidades em aberto com filtros por habilidades, softwares, linguagens de programação, idiomas e palavras-chave, e que selecionem os candidatos a partir de um ranking de adequação aos critérios da vaga. 

Vale para cada empresa entender quais são as necessidades para otimizar os processos de triagem de currículos e pesquisar qual (ou quais) ferramentas podem auxiliar.

→ Confira também: quais são as principais fontes de recrutamento externo que você deve usar.

Como reduzir vieses inconscientes na triagem de currículos

Existem vieses que são, inconscientemente, fatores que geram preferência entre um candidato e outro. 

Informações como escola ou universidade de formação, gênero, cidade ou bairro de moradia, por exemplo, podem levar recrutadores a julgarem os currículos a partir de preconceitos. Isso se chama viés inconsciente. 

Um viés inconsciente é consequência de uma construção social e econômica, com base em vivências do recrutador e de conceitos pré-estabelecidos. Pode acontecer por associação imediata a um fato ou experiência e não tem relação com o caráter do recrutador, podendo ser evitado. 

Existem tipos de vieses, como: 

• Viés de afinidade: a chamada “primeira impressão”, quando a pessoa não foi avaliada, mas “tem cara de” algo, de acordo com o julgamento de quem está fazendo a triagem. 
• Viés confirmatório: complementa o viés de afinidade, e acontece quando o recrutador busca e encontra motivos que validem o motivo da “primeira impressão”, seguindo o processo seletivo com base nisso.
• Viés de conformidade: quando a opinião dos demais presentes em um grupo de recrutamento influencia no que o recrutador escolherá.
• Viés de contraste: quando os candidatos são comparados mutuamente, e não relacionado diretamente com as habilidades que a vaga precisa. 
• Viés de percepção: tem relação direta com os preconceitos sociais, como a preferência por um gênero e raça frente a outros.
• Viés “efeito chifre”: quando o currículo é avaliado após o recrutador receber alguma informação que seja benéfica ou negativa sobre o candidato, fazendo com que as habilidades sejam colocadas em segundo plano.

Mas, reforçando: os vieses não acontecem de maneira proposital, porque existem barreiras invisíveis que dificultam a seleção de candidatos diversos na formação dos times. A tomada de consciência é o primeiro passo para combater certos estereótipos e selecionar talentos por conta de habilidades. 

Ao realizar uma boa triagem de currículos, os recrutadores impactam na contratação de profissionais adequados e alinhados à cultura organizacional. E, como consequência, com o crescimento da empresa.

Como vimos no artigo, a triagem de currículos é uma das etapas mais relevantes do processo de recrutamento e seleção. 

E otimizar a triagem é possível com alguns passos, que envolvem desde a correta divulgação dos cargos até a ajuda de ferramentas de automação. Além disso, existem cuidados para evitar que currículos sejam selecionados a partir de critérios não racionais, como os vieses inconscientes.

Quer aprender mais sobre as práticas de RH? Então confira mais dicas sobre recrutamento e seleção em nossa publicação especial sobre entrevista de emprego!

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