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Saiba tudo sobre folha de pagamento: o que é, qual sua importância e como calcular. Confira também 7 dicas de organização e muito mais!
Cumprir as obrigações trabalhistas e tributárias é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Para que isso aconteça, a folha de pagamento precisa ser organizada de forma eficiente.
Acontece que a folha de pagamento é imprescindível para o controle financeiro de toda organização que conta com funcionários, independente do seu porte ou da quantidade de colaboradores que possui.
Esse documento permite que se possa comprovar a realização do recolhimento de impostos e do INSS, além dos pagamentos de salário, verbas trabalhistas e outros benefícios corporativos.
Portanto, empresas que têm um bom controle nessa área evitam processos trabalhistas e gastos com multas e indenizações, preservando a saúde financeira.
Confira nesse artigo todos os detalhes para que você consiga dominar esse tema e saber o que deve ser feito para manter a sua folha de pagamento atualizada.
Boa leitura!
Folha de pagamento faz parte do processo de pagamento de funcionários e consiste em calcular os ganhos brutos dos funcionários e descontar os impostos e contribuições, obrigatórias ou não, para encontrar o valor de salário líquido que deve ser pago para cada profissional contratado.
Neste caso, a folha de pagamento se torna um documento essencial para a empresa. É ali que fica registrado o valor a ser pago para todos os colaboradores, tanto com a lista de valores individualmente descritas como também o total.
É também a partir dali que outros valores importantes que devem ser pagos são descritos, como o valor de depósito para a contribuição para previdência social (INSS) e outros impostos.
Em resumo, é o documento que mostra:
Para ficar claro: a folha de pagamento é criada pela empresa e sua equipe de contabilidade e não é um documento entregue para os profissionais.
Para cada colaborador, o que é entregue no momento do pagamento é o Holerite ou Contracheque, documentos que mostram apenas as informações individuais de pagamento.
Sabia que a folha de pagamento pode ser a maior despesa geral de uma empresa? Entender cada componente da folha de pagamento pode ajudá-lo a entender melhor as finanças da sua empresa. Essa é uma das suas principais funções.
Outra função é ajudar a garantir que você permaneça em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais, tanto federais como estaduais. Afinal, é com a folha de pagamento que sua empresa calcula o total a ser pago e de fato efetua o pagamento.
Uma observação: um ciclo de folha de pagamento é o intervalo de tempo entre dois pagamentos salariais. As empresas podem optar por pagar os salários em uma base semanal, quinzenal ou mensal. Geralmente, é feito o processamento todos os meses.
Existem muitos componentes no processo de fechamento de uma folha de pagamento. Ele é feito no momento em que um mês acaba e a empresa tem em mãos todos os dados de carga horária trabalhada por cada profissional.
Logo abaixo está a lista dos itens que não podem faltar nesse processo:
No final, todas essas informações individuais são repassadas para o Holerite ou Contracheque entregue aos funcionários.
As leis trabalhistas no Brasil tratam sim da folha de pagamento, principalmente quando falamos dos descontos que devem ser feitos pela empresa.
Os descontos em folha de pagamento são valores abatidos do salário dos trabalhadores regulamentado tanto pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), como pela legislação previdenciária e também federal, onde temos os descontos legais, INSS (contribuição para previdência social) e Imposto de Renda retido na fonte pagadora.
Resumindo: todas as deduções legais como INSS e IRPF são deduzidas no momento do processamento da folha de pagamento. A empresa então remete o valor para os respectivos órgãos governamentais.
Além desses impostos, a empresa pode precisar fazer um abatimento de valor no salário dos colaboradores que são obrigados a pagar pensão alimentícia no salário. O artigo 529 da Lei nº 13.105 mostra que qualquer colaborador contratado pela CLT pode ser obrigado a seguir as regras de desconto de pensão alimentícia no salário:
Art. 529. Quando o executado for funcionário público, militar, diretor ou gerente de empresa ou empregado sujeito à legislação do trabalho, o exequente poderá requerer o desconto em folha de pagamento da importância da prestação alimentícia.
Ou seja, não há contratação, cargos ou funções específicas para isso, qualquer pessoa pode ter esse desconto. Para haver o desconto de pensão alimentícia no salário, é preciso que a empresa receba um ofício assinado por um juiz com o nome do colaborador que pagará o auxílio. No ofício, deve conter o nome da pessoa que vai receber o benefício e seus dados bancários.
Por fim, há os descontos de benefícios quando o valor é combinado no contrato de trabalho, como acontece em alguns casos de uso de plano de saúde e plano odontológico.
Mesmo que a empresa ofereça muitos benefícios, como auxílio-educação, auxílio moradia ou outros tipos de benefícios, os descontos não podem ultrapassar 70% do valor do salário do trabalhador.
Embora a folha de pagamento seja essencialmente uma prática contábil, já que está relacionado ao ato de pagar as pessoas dentro de uma empresa, é comum que a maioria das empresas coloque essa responsabilidade sob o domínio dos recursos humanos (RH).
Assim, a maioria das empresas tem no time de RH o responsável para gerenciar a folha de pagamento e questões relacionadas a ela. O ideal é fazer como algumas empresas fazem: alocar a folha de pagamento dentro do departamento financeiro ou contábil, e algumas empresas maiores podem até criar um time específico de folha de pagamento.
Agora que entendeu os detalhes sobre a folha de pagamento, quer saber como calcular? Na prática, existem algumas etapas para processar a folha de pagamento:
O valor líquido a ser pago a um colaborador é afetado por vários fatores. As várias políticas da empresa, como política de remuneração, política de benefícios e licenças, política de frequência e carga horária, entre outras, entram em jogo nesse momento.
Como primeiro passo, essas políticas precisam ser bem definidas e aprovadas pela administração para garantir o processamento padrão da folha de pagamento.
Ao contratar um novo funcionário, você precisa coletar as informações que vão aparecer na folha de pagamento, até porque os empregadores devem reter os valores dos impostos federais e estaduais e também precisam de algumas informações para pagar os benefícios dos funcionários além do salário.
O cálculo da folha de pagamento envolve o levantamento desses dados e também pode demandar o mesmo trabalho com vários outros departamentos. Afinal, pode haver informações como dados de revisão salarial no meio do ano que precisam chegar aos responsáveis pelo cálculo.
Além disso, a informação mais importante é relacionada aos dados de frequência e carga horária cumprida por cada funcionário. É isso que determina se um colaborador terá seu salário bruto reduzido ou aumentado de acordo com faltas ou horas extras realizadas durante o período de fechamento da folha de pagamento.
Em organizações menores, essas entradas de dados são recebidas de uma fonte centralizada, como o time de RH, justamente para não envolver tantas equipes. No entanto, em uma organização maior, a tarefa de coletar dados pode ser mais desafiadora. Nesse caso, usar um sistema de folha de pagamento e uma plataforma de benefícios ajuda muito.
Como vimos, o salário líquido do funcionário é o salário bruto menos as retenções de impostos e os pagamentos de benefícios. Você também é responsável por calcular o valor desses impostos durante o processamento da folha de pagamento.
Nesse estágio, os dados de entrada validados são inseridos no sistema de folha de pagamento para o processamento real da folha. O resultado é o salário líquido após o ajuste dos descontos necessários e outras deduções.
Há casos em que os profissionais são contratados para cumprir com um determinado número de horas. Para calcular o salário bruto de um funcionário horista, sem os descontos ainda, multiplique suas horas trabalhadas no período de pagamento por sua taxa de pagamento por hora. A fórmula é Valor por hora x Total de horas trabalhadas no período.
Você deve pagar o salário líquido do funcionário por meio de depósito direto em uma conta bancária ou emitindo um pagamento em dinheiro. A recomendação é sempre optar pela primeira opção.
Normalmente, as organizações fornecem aos funcionários uma conta bancária salarial. Depois de concluir a folha de pagamento, você precisa garantir que a conta bancária da empresa tenha fundos suficientes para efetuar o pagamento do salário de todos.
Em seguida, é necessário enviar um extrato de aviso bancário de salário para a agência em questão. Esta declaração é emitida com informações como identificação do funcionário, número da conta bancária e valor do salário.
É necessário enviar uma declaração de imposto sempre que realizar o fechamento da folha de pagamento, seja para retenções de impostos federais, como o IRPF (Imposto de Renda da Pessoa Física), ou a contribuição do INSS.
Lembre-se: é necessário relatar essas contribuições para algumas finalidades, como o cálculo de aposentadoria, o pagamento de seguro desemprego caso o profissional seja demitido sem justa causa e contribuições sindicais quando elas foram acordadas com o funcionário.
Além de ter as informações dos valores, você deve encaminhar todos os pagamentos de impostos e benefícios às autoridades fiscais, sindicatos e outros provedores de benefícios.
Uma vez finalizado o processo de folha de pagamento, é sempre uma boa prática conciliar os valores e verificar a exatidão para evitar erros.
Embora todo o objetivo da folha de pagamento seja essencialmente pagar seus funcionários, é crucial que você acerte e mantenha-se dentro da lei ao gerenciá-la.
Portanto, escolher como você gerencia a folha de pagamento em sua empresa é uma decisão extremamente importante e envolve a escolha de qual tipo vai utilizar.
Você pode executar a folha de pagamento manualmente (por meio de planilhas eletrônicas), terceirizar para um contador ou usar um sistema automático de folha de pagamento. Entenda cada uma dessas opções:
A folha de pagamento manual é uma escolha comum para muitas pequenas empresas, mas o processo pode ser demorado. Você terá que calcular tudo à mão, acompanhar os registros e arquivar seus impostos. Como a execução da folha de pagamento é complicada e cometer erros pode custar caro, essa pode não ser a melhor solução a longo prazo.
Como as PMEs têm um número menor de funcionários em comparação com as grandes empresas, elas tendem a processar a folha de pagamento usando planilhas ou terceirizar para um profissional fazer isso manualmente mesmo. Esses métodos de processamento da folha de pagamento são altamente suscetíveis a erros.
O gerenciamento de folha de pagamento baseado em ferramentas como o Excel envolve o cálculo da folha de pagamento em planilhas usando um modelo de cálculo que muitas vezes precisa ser ajustado de caso para caso.
Embora este método não envolva nenhum custo, ele possui suas limitações, como:
Você pode terceirizar a folha de pagamento para um contador ou empresa de contabilidade. Pagar alguém para executar a folha de pagamento pode liberar um pouco do seu tempo e garantir que os erros, caso ocorra, sejam menores e facilmente ajustáveis.
Muitas organizações que não têm uma pessoa dedicada para a folha de pagamento optam por essa opção. Com base em seu ciclo de pagamento, todos os meses eles fornecem informações sobre o salário dos funcionários e outros dados, como frequência, licenças, detalhes de benefícios, entre outros.
Nesse caso, o provedor de serviços calcula a folha de pagamento e também cuida da conformidade legal. Como a folha de pagamento é uma função crucial e as empresas desejam ter total transparência e controle sobre ela, contar com contadores experientes é uma ótima opção para que você tenha tranquilidade com especialistas ao seu lado.
Em alguns casos, o software de folha de pagamento é mais barato do que contratar um contador e pode ajudá-lo a economizar tempo no processamento da folha de pagamento. O software de serviço de folha de pagamento certo permitirá que você acesse diferentes dados e execute o processamento da folha de pagamento de forma rápida e segura.
A intenção de usar o software é reduzir o atrito na obtenção das entradas de informações. Existem softwares avançados de gerenciamento de folha de pagamento disponíveis no mercado que não apenas automatizam o cálculo da folha, mas também servem como um gerenciamento de cadastros e presenças, gerenciamento de RH e portal de dados interno.
Dependendo do tamanho do seu negócio e dos casos de uso, você pode optar por um software apropriado para o seu negócio.
Outros benefícios do sistema de folha de pagamento incluem:
Um dos principais benefícios de usar a folha de pagamento é a capacidade de produzir uma variedade de relatórios que simplificam os procedimentos contábeis e ajudam as empresas a garantir que estejam em conformidade com os requisitos legais e de declaração de impostos.
É com a folha de pagamento também que cada empresa pode manter um registro de tempo de folgas e férias que os funcionários usaram. É uma forma de maximizar a capacidade da sua empresa de ser ágil em todos os momentos que precisar lidar com informações de pagamentos internos, a parte do que são os pagamentos para fornecedores.
Se você precisar aumentar rapidamente o número de funcionários, por exemplo, poderá adicioná-los à folha de pagamento sem problemas. Isso também pode ajudar nos procedimentos de recrutamento e na distribuição dos benefícios flexíveis. Mas o grande benefício é que a folha de pagamento ajuda a economizar multas e taxas.
Algumas atitudes ajudam a organizar a folha de pagamento e diminuem os problemas nesse aspecto. O planejamento é a chave para o sucesso, pois possibilita que tudo seja feito dentro do esperado pela organização.
Acompanhe nossas 7 dicas para você aplicar no dia a dia!
Separar as contas da empresa é uma atitude inteligente para aumentar o controle sobre a parte financeira.
Ter uma conta bancária específica para efetuar o pagamento dos funcionários contribui para a sinalização desse tipo de gasto no meio das outras despesas. Isso também ajuda em casos de fiscalização, pois facilita a comprovação de algumas informações.
Outro benefício da separação é relacionado com a gestão do negócio. Com a conta separada, é mais fácil ter uma visão completa sobre o investimento na remuneração dos colaboradores, dando um panorama de tudo que é gasto, como benefícios e impostos que estão sendo pagos.
Outra atitude que contribui para melhorar esse processo é a automatização dos pagamentos.
Por meio de seus sistemas online, os bancos normalmente oferecem ferramentas para o agendamento de algumas tarefas. É possível definir uma data e os valores corretos e deixar que o sistema faça o resto, economizando tempo de trabalho e possibilitando que você foque em outras atividades.
Dependendo do caso, é possível realizar apenas um agendamento e pedir para que seja repetido durante os próximos meses do ano. O único momento que precisará de atenção é a hora de fazer os pagamentos extras, como 13º salário, férias ou descontos por faltas do colaborador.
O controle sobre as admissões e demissões é importantíssimo para a organização. Quando isso não é feito de forma correta, é comum se pagar benefícios para colaboradores que não estão mais entre os funcionários da empresa.
Do mesmo modo, é possível esquecer de colocar um novo colaborador entre os pagamentos, o que pode causar descontentamento e incômodo para os funcionários.
Portanto, para manter a organização, é essencial ter um controle sobre as entradas e saídas da sua empresa mensalmente.
Uma boa gestão do ponto dos funcionários é crucial para atender às determinações da lei. Além disso, ela também contribui para que o gestor conheça o histórico dos colaboradores, possibilitando o cálculo de descontos e de bônus e a formação de banco de horas
→ O artigo 74 da CLT determina que é obrigatório ter um meio de controle de jornada de trabalho dos colaboradores, em estabelecimentos acima de 20 colaboradores, podendo ser ele manual, mecânico ou eletrônico.
Esse controle pode ser efetuado por meio de softwares de gestão, que fazem esse gerenciamento com dados seguros e de forma eficiente. Além disso, permitem que os dados sejam acessados a qualquer momento, por qualquer dispositivo com acesso à internet.
Os impostos também devem estar no planejamento. O cálculo das contribuições feitas para o INSS e para o FGTS deve ser realizado pelo gestor, sendo baseado na faixa salarial de cada empregado, já que os valores são retidos diretamente na fonte.
Com esses valores apontados de forma correta na folha de pagamento, é possível evitar problemas legais no futuro, por isso é primordial cuidar desse detalhe para não ser surpreendido.
Como já falamos, a folha de pagamento é um documento de emissão obrigatória para fins de fiscalização. Por isso, a organização precisa arquivar cópias impressas e online desses documentos para auditorias internas e externas.
É fundamental que contenham dados precisos sobre o planejamento financeiro e o salário dos colaboradores. Portanto, é imprescindível fazer cópias de segurança, as quais ajudam a evitar problemas judiciais e previdenciários.
Com uma estrutura estabelecida de cargos e salários, a empresa consegue realizar, com eficiência, o planejamento e o controle financeiro. A padronização permite a criação de regras para cada cargo e salário, o que possibilita que a folha de pagamento permaneça sempre organizada.
Além disso, com o padrão definido, fica mais fácil explicar para os colaboradores quais são as funções de cada cargo, a formação exigida e as habilidades necessárias para o serviço.
Desse modo, os funcionários perceberão as possibilidades de formar um plano de carreira dentro da empresa, o que é bom para a atração e retenção de talentos.
Alguns erros básicos não devem ser cometidos na hora da organização deste documento.
O primeiro deles são os pagamentos indevidos, que ocorrem quando a empresa paga salários ou benefícios que não deveriam ser pagos, como vale-transporte no período de férias ou indenizações maiores por erros de cálculo.
A utilização de planilhas e registros manuais também deve ser evitada, pois eles aumentam a probabilidade de erros humanos, sendo mais preciso o uso de ferramentas de gestão que automatizam os processos.
O não cumprimento das leis contribui para o surgimento de passivos trabalhistas e eleva os gastos com a folha de pagamento. Além disso, é importante não negligenciar as mudanças ocorridas na legislação e acordos trabalhistas, pois isso também gera custos extras.
Essas são algumas dicas para você melhorar a organização da folha de pagamento da sua empresa. Como vimos, essa é uma tarefa de grande relevância e deve ser feita com bastante atenção e cuidado, visando sempre ao bem-estar dos colaboradores e à saúde financeira da companhia.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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